Ouderschapsverlof in AFAS: praktische aanpak voor de overheid bij de overstap naar verlofboeking
Sinds de introductie van Profit 3 biedt AFAS de mogelijkheid om betaald ouderschapsverlof niet langer via het rooster, maar via de verlofmodule vast te leggen. Een verandering die in de praktijk veel voordelen oplevert: van duidelijkere verlofsaldi tot minder handmatige acties. Zeker voor organisaties binnen de overheid, waar meerdere regelingen door elkaar lopen, kan dit de administratie overzichtelijker maken. Maar hoe pak je die overstap goed aan? En waar moet je rekening mee houden als je al roosterregels gebruikt? In dit artikel delen we onze inzichten en praktische tips, gebaseerd op ervaringen bij overheidsorganisaties.
Het vastleggen van het betaald ouderschap via een verlof aanvraag in plaats van het rooster heeft veel voordelen, in dit artikel vertellen we je er meer over.
Gebruik je momenteel roosterregels om ouderschapsverlof te registreren en wil je overstappen naar de verlofmodule? Wij delen onze praktijkervaringen en aandachtspunten voor een soepele overgang.
In de overheidssector kun je te maken krijgen met cao’s waarbij je naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof ook te maken kunt krijgen met een betaald ouderschapsverlofregeling vanuit de cao. Tot slot kan er nog sprake zijn van wisselende doorbetalingspercentages.
Een soepele omzetting vraagt om een goede voorbereiding en een zorgvuldige aanpak – vooral als het gaat om het betaald ouderschapsverlof zijn er belangrijke aandachtspunten.
Had je voorheen één verlofpot betaald ouderschapsverlof en ga je deze splitsen in twee? Dan is de kans groot dat je deze gaat terugzetten naar een verlofrecht van 9 weken. Heeft de medewerker echter al meer dan 9 weken opgenomen dan zul je dit moeten gaan corrigeren door middel van verlofcorrecties. Houdt als begindatum van je verlofsoort 1 januari van het jaar vóórafgaand aan het huidige boekjaar aan. Is het nu 2025, neem dan als begindatum 1 januari 2024.
Stappenplan voor de omzetting
- Looninrichting controleren en/of aanpassen voor looncomponent ‘instellingen ouderschapsverlof’
- Indien van toepassing kun je met maatwerk het percentage doorbetaling regelen: leg dan het percentage vast op een vrij veld bij het kind;
- Maak een export van de huidige saldo’s per medewerker
- Roosterregels na livegangdatum verwijderen en een roosterregel zonder ouderschapsverlof toevoegen (Let op: bij het eerder eindigen van de roosterregel kan herrekening plaatsvinden. AFAS heeft de inhouding tot dan toe berekend op basis van de verwachte einddatum. Bij het inkorten van de periode wordt een nieuwe berekening gemaakt);
- Oude verlofsoort met verlofrecht van 22 weken en geldigheid van 8 jaar sluiten per 31-12-2023;
- Nieuwe verlofsoorten betaald ouderschapsverlof met verlofrecht van 9 weken / 13 weken en geldigheid 1 jaar / 8 jaar aanmaken per 01-01-2024;
- Herrekenen verlofsaldo’s;
- Correcties op verlofsaldo’s om juiste stand per datum livegang te hebben;
- Verlofboekingen toevoegen (er is helaas geen import op verlofreeks mogelijk);
- Voeg de nodige knoppen toe aan InSite zodat de medewerker ouderschapsverlof kan aanvragen;
- Eventueel oude inrichting (profielen, workflows, etc.) blokkeren.
Tip: Bekijk ook de informatie die AFAS hierover deelt in dit artikel.
Bij de cao SGO / gemeenten hebben medewerkers de mogelijkheid om het doorbetalingspercentage te verhogen naar 100%. Dit wordt verrekend met het aantal verlofuren voor het aanvullend betaald ouderschapsverlof. Door de specifieke regeling kan dit proces niet volledig geautomatiseerd worden. IJK kan je natuurlijk wel ondersteunen bij het zo optimaal inrichten van dit proces.
Wij staan voor je klaar
Heb je hulp nodig bij het inrichten van de overstap van ouderschapsverlof via verlofboeking? Neem contact met ons op. Onze consultants adviseren je graag.
