Ouderschapsverlof in AFAS: praktische aanpak voor onderwijs en zorg bij de overstap naar verlofboeking
Met de komst van Profit 3 kun je betaald ouderschapsverlof registreren via een verlofaanvraag in plaats van via het rooster. Dit maakt de registratie overzichtelijker en minder foutgevoelig. Werk je in het onderwijs of de zorg en wil je overstappen naar deze nieuwe manier van boeken? In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je dat aanpakt. Met praktische tips uit onze eigen ervaring.
Het vastleggen van het betaald ouderschap via een verlof aanvraag in plaats van het rooster heeft veel voordelen -voor zowel werkgevers als werknemers - in dit artikel vertellen we je er meer over.
Aan de slag met verlofboeking: Onze ervaringen en tips
Wil je overstappen van registratie via de roosterregel naar de verlofmodule? Dan zijn er een aantal belangrijke stappen om rekening mee te houden. Op basis van onze ervaring delen we hieronder een praktische aanpak voor een soepele overgang.*
- Aanpassen roosterregels: Vanaf je gekozen overgangsdatum moet er geen ouderschapsverlof meer in de roosterregels van de medewerkers staan. Beëindig en/of verwijder de roosterregels met ouderschapsverlof na de livegangdatum en voeg een nieuwe roosterregel zonder ouderschapsverlof toe.
Let op: bij het eerder eindigen van de roosterregel kan herrekening plaatsvinden. AFAS heeft de inhouding tot dan toe berekend op basis van de verwachte einddatum. Bij het inkorten van de periode wordt een nieuwe berekening gemaakt;
Tip: maak eerst een kopie omgeving of exporteer de verlofsaldo’s zodat je later een controle kan doen. - Herbereken verlofsaldo’s: Zorg ervoor dat alle verlofsaldo’s correct worden herberekend om fouten te voorkomen.
- Voeg verlofboekingen toe: Je hebt roosterregels beëindigd waardoor het ouderschapsverlof van deze medewerkers is ingekort. Je zult verlofboekingen moeten maken om het ouderschapsverlof weer terug te zetten conform de oorspronkelijke duur. Helaas is er geen mogelijkheid om een reeks verlofboekingen te importeren, de verlofreeksen moeten handmatig worden toegevoegd. Check hierna de saldo’s of deze overeenkomen met de oorspronkelijke saldo’s.
- Pas je InSite pagina’s aan: Voeg de knoppen toe op het verlofportaal van de medewerker zodat het ouderschapsverlof aangevraagd kan worden. Check ook de autorisatie van je nieuwe inrichting.
- Blokkeer oude inrichting: Blokkeer eventueel oude profielen, workflows etc., om verwarring te voorkomen.
Tip: Bekijk ook de informatie die AFAS hierover deelt in dit artikel.
Hulp Nodig?
Heb je hulp nodig bij het inrichten van de overstap van ouderschapsverlof via verlofboeking? Neem contact met ons op. Onze consultants staan klaar om je te adviseren en te ondersteunen.
*We gaan er vanuit dat je nu al werkt met het verloftype ‘Ouderverlof’. Dit betekent dat er al kinderen geregistreerd zijn, waardoor de medewerker al saldo’s heeft op de verschillende verlofsoorten. Heb je dit nog niet, dan zul je moeten beginnen bij het correct registreren van kinderen (let hierbij op eventuele dubbelingen) zodat er saldo’s ontstaan.
