Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit

De rapportageverplichting WPM is onderdeel van het Klimaatakkoord, waarin is afgesproken om de CO2-uitstoot in Nederland in 2030 met 55% te reduceren ten opzichte van 1990. Werkgebonden personenmobiliteit is goed voor ongeveer 27% van de totale CO2-uitstoot in Nederland. Door de rapportageverplichting WPM krijgen werkgevers inzicht in hun eigen CO2-uitstoot en kunnen zij maatregelen nemen om deze te reduceren.

Rapportageverplichting 

De rapportageverplichting WPM geldt voor alle KVK-geregistreerde organisaties met 100 of meer medewerkers. Alle medewerkers met 20 of meer contracturen moeten meegenomen worden in de rapportage. De verplichting gaat in op 1 juli 2024. De eerste rapportage moet uiterlijk op 31 maart 2025 worden ingediend bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

De gegevens die werkgevers moeten aanleveren zijn: 

• Het aantal kilometers dat medewerkers per vervoersmiddel afleggen voor woon-werkverkeer en zakelijk verkeer
• De brandstofsoort van het vervoersmiddel
• De CO2-uitstoot per kilometer

AFAS

Vanaf Profit 2 vervangt AFAS de functionaliteit ‘Wagenpark’ door de functionaliteit ‘Mobiliteit’. Deze functionaliteit bevat onder andere de ‘Rapportage mobiliteit’ die helpt bij het voldoen aan de rapportageverplichting. Deze rapportage kan door inloggen bij de RVO worden aangeleverd. Hiervoor is tenminste eHerkenning niveau 2+ nodig (dit houdt in dat je naast een gebruikersnaam en wachtwoord ook met een sms- of pincode dient in te loggen).

Rapportage-onderdelen

De rapportage bestaat vier onderdelen. Per onderdeel bepaal je zelf of deze van toepassing zijn op jouw organisatie. Hieronder geven we een korte uitleg.

1. Zakelijke mobiliteit - lease en/of wagenpark
   Maak je gebruik van zakelijke lease en/of een eigen wagenpark en heb je deze al geregistreerd in AFAS, dan vind je de verschillende voertuigen vanaf Profit 2 terug onder HRM, mobiliteit, vervoermiddel. Vervolgens leg je per vervoersmiddel de kilometerstanden vast. Bij het opstellen van de rapportage berekent AFAS zelf de gemaakte kilometers. Maak je geen gebruik van zakelijke lease en/of een eigen wagenpark, dan kies je bij het opstellen van de rapportage voor ‘Niet van toepassing’. In dat geval vervalt dit rapportage-onderdeel.
2. Zakelijke mobiliteit - dienstverleners
   Maak je als organisatie gebruik van mobiliteitsdiensten, dan dien je deze te registreren in AFAS. Per mobiliteitsdienst leg je vervolgens vast voor welk bedrag of het aantal kilometers er gereisd is. Maak je geen gebruik van mobiliteitsdiensten, dan kies je bij het opstellen van de rapportage voor ‘Niet van toepassing’. In dat geval vervalt dit rapportage-onderdeel.
3. Zakelijke mobiliteit - declaraties
   Ook de kilometers die medewerkers maken met eigen vervoer moet je rapporteren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijke kilometers (dienstreizen) en woon-werk verkeer. Voor de declaraties worden twee nieuwe velden beschikbaar gesteld in Profit 2. Het gaat om type reis (zakelijk of woon-werk) en vervoersmiddel. Bij het veld vervoersmiddel krijgen medewerkers keuze uit een vaste lijst van vervoersmiddelen. die is voorgeschreven door de overheid.
   
   Bij het opstellen van dit rapportage-onderdeel wordt de data gehaald uit de ingediende declaraties. Het totaal aantal kilometers wordt meegenomen per medewerker en per type vervoersmiddel. Er wordt rekening gehouden met de boekingsdatum die gevuld wordt bij het insturen van de declaratie.
4. Woon-werk mobiliteit
   De rapportering van dit onderdeel doe je door ofwel te kiezen voor het gebruik van de declaraties, of het uitzetten van een enquête onder alle medewerkers. Hieronder leggen we de opties kort uit. 
   
   Optie 1: Ritregistratie
   Wanneer je wilt gaan rapporteren op basis van declaraties, geldt dezelfde werkwijze als voor de rapportage van zakelijke declaraties. 
   
   Optie 2: Enquête
   De tweede optie is rapporteren op basis van een enquête. Deze kan één keer per jaar uitgezet worden onder alle medewerkers, via een taak op AFAS InSite. In de loop van 2024 wordt de functionaliteit uitgerold om de enquête ook in te vullen via de AFAS Pocket App. Bij het invullen van de enquête geeft de medewerker aan hoe het reisgedrag van een gemiddelde werkweek er voor de medewerker uitziet. Er is een minimaal aantal respondenten nodig, dit wordt bepaald op basis van de grootte van de organisatie. De berekening voor jouw organisatie vind je terug in de handreiking van het RVO. In AFAS wordt de respons automatisch bijgehouden. Als de benodigde respons is behaald, kan de enquête dichtgezet worden.

De resultaten

Als in 2025 de rapportage wordt afgesloten, wordt alle informatie op de vier verschillende onderdelen samengevat per vervoersmiddel. Gegevens van individuele medewerkers zijn niet meer zichtbaar. De resultaten moeten vervolgens ingevuld worden op de site van het RVO. Hiervoor is eHerkenning (minimaal niveau 2+) nodig.

Hoe nu verder?

Het is nu vooral belangrijk om een aantal zaken op een rijtje te zetten en uit te werken:

• Maken jullie gebruik van leasevoertuigen/een eigen wagenpark? Zo ja, dan moeten deze geregistreerd zijn in AFAS en moeten de kilometerstanden geregistreerd worden. 
• Maken jullie gebruik van mobiliteitsdiensten? Zo ja, dan moeten ook deze geregistreerd worden in AFAS en moeten de bedragen en/of het aantal kilometers geregistreerd worden. 
• Welke knoppen hebben jullie nu voor het declareren van zakelijke reizen? Hiervoor dienen de profielen zo aangepast te worden, dat de gegevens verzameld kunnen worden voor de rapportage. 
• Hoe worden de woon-werk reiskosten op dit moment vergoed? Is het mogelijk/wenselijk om dit op declaratiebasis te doen ten behoeve van de rapportage? Of gaan jullie de gegevens bij de medewerkers ophalen middels de enquête? Indien je op dit moment werkt met een vaste reiskostenvergoeding, raden wij je aan om gebruik te maken van de enquête.
• Welke medewerker(s) moeten de rapportage kunnen inzien en/of bewerken? Deze medewerker(s) moeten toegang krijgen tot de nieuwe functionaliteit in AFAS Profit.

Heb je hulp nodig?

Kom je er zelf niet helemaal uit of wil je graag sparren met één van onze collega’s? We denken graag met je mee. Uiteraard kunnen wij ondersteunen bij de benodigde aanpassingen in AFAS. Het is van belang om in ieder geval alvast de antwoorden op de bovenstaande vragen te verzamelen. Heb je daar hulp bij nodig? Neem dan contact met ons op.