Vrije inrichting in AFAS, de sleutel tot één centrale plek voor serviceverzoeken
Steeds meer organisaties zoeken naar manieren om hun IT-landschap te vereenvoudigen en het aantal verschillende systemen te reduceren. Een veelvoorkomende uitdaging is het uitfaseren van service managementsystemen zoals TOPdesk, zonder dat dit ten koste gaat van de dienstverlening. Hier komt de vrije inrichting van AFAS in beeld.
Wat is vrije inrichting in AFAS?
Met vrije inrichting biedt AFAS de mogelijkheid om maatwerkprocessen en registraties binnen de bestaande AFAS-omgeving te bouwen. Dit betekent dat je geen externe software nodig hebt voor het insturen van vragen, meldingen of verzoeken binnen de organisatie, omdat je deze processen eenvoudig binnen AFAS kunt inrichten.
Wat is de meerwaarde van vrije inrichting in AFAS?
Vrije inrichting in AFAS is een krachtige module waarmee je volledig op maat gemaakte workflows en registraties kunt creëren. Dit biedt flexibiliteit om AFAS niet alleen als HR- of financiële software te gebruiken, maar ook als vervanger voor andere systemen.
Met vrije inrichting kun je bijvoorbeeld:
- Meldingen registreren: denk aan IT-incidenten, facilitaire meldingen of HR-verzoeken.
- Selfservice portalen inrichten: geef medewerkers een intuïtieve plek om hun vragen en meldingen in te dienen en te monitoren.
- Workflows automatiseren: zorg dat meldingen automatisch naar de juiste afdeling of medewerker gaan of vragen middels AI gemakkelijker worden beantwoord.
- Dashboards en rapportages maken: krijg inzicht in openstaande meldingen, terugkerende meldingen en doorlooptijden.
Waarom vervangen door AFAS?
Veel organisaties gebruiken een systeem voor servicemanagement, maar ervaren nadelen zoals extra licentiekosten, beheerlast en de noodzaak om gegevens tussen systemen te synchroniseren. Door dit systeem uit te faseren en AFAS optimaal in te richten, profiteer je van:
- Kostenbesparing: geen dubbele licenties meer nodig. Je kunt de licentie van je andere systeem beëindigen. Bij AFAS zit de mogelijkheid al in je huidige licentie
- Eén centraal systeem: verminder het aantal applicaties binnen je IT-landschap
- Minder beheerwerk: geen aparte koppelingen of inrichting voor een extra systeem
- Betere gebruikerservaring: medewerkers werken vanuit een bekende omgeving zonder extra inlog
Zo helpt IJK bij de overstap
De overstap van je huidige naar AFAS bestaat uit een aantal fases:
- Het begint met een goede analyse van je huidige processen. Welke functionaliteiten gebruik je in je huidige systeem? Kun je deze 1-op-1 overzetten of zijn er verbeteringen mogelijk?
- Vervolgens komen we tot een ontwerp, waarbij IJK adviseert om te komen tot de ideale inrichting in AFAS. Denk hierbij aan automatisering, inzet van AI, gebruiksgemak en monitoring.
- We kunnen ondersteunen bij het implementeren van de inrichting, of deze volledig voor je uit handen nemen.
- In de testfase controleren we de werking van de processen en is het belangrijk dat de organisatie zelf gebruikerstesten uitvoert om gebruiksvriendelijkheid te waarborgen.
- Na oplevering ondersteunen we de organisatie bij het zelfstandig beheren en verbeteren van de inrichting. Zo blijft de oplossing toekomstbestendig en goed geborgd binnen de organisatie.
Klaar voor een toekomst zonder apart service managementsysteem?
Wil je af van losse systemen en je serviceprocessen centraliseren in AFAS? Neem contact op met IJK en ontdek hoe wij jouw organisatie helpen bij een soepele overgang. Samen zorgen we voor overzicht, efficiëntie en tevreden gebruikers.
