Van kostendrager naar project

Niet alles in de financiële administratie staat voor altijd vast en is structureel van aard. Denk aan tijdelijke projecten, subsidies of investeringen. Ondanks dat dit tijdelijk van aard is, wil je dit wel goed administreren in de administratie. In de praktijk zien wij dat hier vaak een nieuwe verbijzonderingscode (kostendrager) voor wordt aangemaakt waar vervolgens de kosten op geboekt kunnen worden. Dit heeft nadelen, want een verbijzonderingscode bevat geen einddatum dat kan leiden tot vervuiling in het systeem. Tevens is dossiervorming niet mogelijk.

Projectenmodule

AFAS heeft hier een heel goed alternatief voor, namelijk de projectenmodule. Vanuit de Financiële administratie worden inkoopfacturen (of andere boekingen) geboekt op een project waardoor deze kosten in het project zichtbaar worden. Een project heeft een projectleider en die kan je een rol geven in de workflow ter goedkeuring van de inkoopfactuur. Je hoeft hiervoor, anders dan een nieuwe verbijzonderingscode, dus niet het procuratieschema aan te passen.  

Aanmaken project

Een project maak je aan met een begin- en einddatum. Is de einddatum verstreken? Dan kan je er niet meer op boeken. Bij het aanmaken van een project kan je alle gewenste gegevens van dat project meegeven. Heb je veel verschillende type projecten met elk een eigen set aan benodigde gegevens? Dan kan je werken met een projectprofiel. In een profiel maak je de benodigde velden zichtbaar of zelf verplicht en verberg je overbodige velden. Bepaal je welke gegevens belangrijk zijn voor een project. Zo maak je snel en efficiënt een project aan. Anders dan bij een nieuwe verbijzonderingscode kan je ervoor kiezen om projecten te beoordelen via een workflow. Het aangemaakte project moet dan eerst worden goedgekeurd in InSite, voordat deze in de projectadministratie wordt vastgelegd.

Extra inzicht

Elk project heeft een projectdossier. Hierin kan je extra documenten vastleggen maar ook notities en afspraken. Daarnaast kan je werken met een voorcalculatie, waarin je de verwachte kosten kan begroten. De voorcalculatie kan je uiteindelijk afzetten tegen de realisatie (nacalculatie).  Elk project krijgt een eigen projectstamkaart waarop de gewenste inzichten te krijgen zijn. Met de juiste autorisatie kan je deze informatie voor iedere gebruiker die die informatie moet kunnen inzien ontsluiten. Dit kunnen medewerkers van de financiële of projectadministratie zijn maar ook van ieder ander gewenste afdeling.

Investeringsproject

Een nieuwe functionaliteit sinds Profit 6 is het investeringsproject. Met investeringsprojecten beheer je grote investeringen die uit meerdere inkoopfacturen bestaan. Deze inkoopfacturen verzamel je in een project en kan je op een later moment in één keer activeren. Hiermee heb je een perfecte aansluiting tussen je projectadministratie en vaste activa.

Kortom, de mogelijkheden van de projectenmodule ten opzichte van een kostendrager zijn veel groter. De projectenmodule biedt meer mogelijkheden, beter inzicht en voorkomt een wildgroei aan kostendragers. Er zijn zelfs organisaties die bij de overgang naar AFAS afscheid hebben kunnen nemen van een verbijzonderingsas. Het gebruik van projecten in AFAS zorgt voor een beter project én financiële administratie. Graag vertellen wij je meer over de mogelijkheden van projecten in AFAS en helpen graag met het benutten daarvan!