Voorkom dubbele declaraties, vóórdat ze worden uitbetaald
HubBI controleert reiskosten- en thuiswerkdeclaraties automatisch in de workflow, nog voordat ze worden verwerkt. IJK verzorgt de implementatie van HubBI en zorgt voor een op jouw organisatie afgestemde controle in AFAS.
Het probleem
Van achteraf corrigeren naar vooraf voorkomen
Medewerkers dienen reiskosten- en thuiswerkdeclaraties in, en veel organisaties laten deze automatisch goedkeuren en betalen. Dat werkt snel, maar brengt risico's met zich mee: dezelfde declaratie kan meerdere keren worden ingediend. Vaak wordt dat pas achteraf ontdekt via analyses of steekproeven. Dat kost tijd en blijft foutgevoelig. Klinkt dit herkenbaar?
De oplossing
Automatisch gecontroleerd, van indienen tot akkoord
Met de HubBI Dubbele Declaratie Checker voorkom je dubbele declaraties voordat het salaris wordt verwerkt. De oplossing controleert actief en geautomatiseerd of een declaratie al eerder is ingediend.
Wordt een dubbele declaratie gevonden? Dan keurt HubBI deze automatisch af in de workflow, inclusief een duidelijke toelichting voor de medewerker. Is de declaratie correct? Dan zet HubBI de workflow automatisch door naar akkoord.
Zo verschuift de controle van achteraf naar vooraf. Volledig geïntegreerd in het proces dat medewerkers al kennen vanuit AFAS. IJK richt HubBI voor jouw organisatie in, sluit aan op je bestaande declaratie-workflow en zorgt dat de controle vanaf dag één goed werkt.
In de praktijk
Zo werkt de controle
Van indienen in AFAS tot akkoord: dit gebeurt er onder water bij elke declaratie.
De voordelen
Waarom kiezen voor de Dubbele Declaratie Checker?
- Voorkomt dubbele declaraties vóór verwerking
- Validatie geautomatiseerd in de workflow
- Minder correcties en terugboekingen achteraf
- Geen steekproeven of handmatige analyses meer nodig
- Transparante feedback voor medewerkers
- Geschikt voor enkelvoudige én verzameldeclaraties
Deze oplossing vervangt foutgevoelige controles achteraf door een slimme, preventieve controle.
De rol van IJK
HubBI is het platform, IJK zorgt dat het werkt voor jouw organisatie
HubBI is het automatiseringsplatform waarop processen in en rond AFAS kunnen worden gekoppeld. Maar automatisering is pas waardevol als hij naadloos aansluit op hoe jouw organisatie werkt. Daarom richten wij HubBI en AFAS-processen samen zo in dat declaraties in de praktijk van HR- en salarisprocessen doorlopen.
We nemen je huidige declaratieproces onder de loep, richten de controle binnen jouw AFAS-omgeving in en zorgen dat medewerkers en beheerders er vanaf de eerste dag mee uit de voeten kunnen. Geen kant-en-klaar pakket dat je zelf moet passend maken, maar een oplossing die op jouw processen heen is gebouwd.
Ook na livegang laten we je niet los: we monitoren, sturen bij waar nodig en denken mee als je proces verandert.
IJK verzorgt
- Analyse van jouw huidige declaratieproces en workflow in AFAS
- Inrichting op maat van HubBI binnen jouw AFAS-omgeving
- Begeleiding van medewerkers en beheerders bij de livegang
- Vast aanspreekpunt bij het team van IJK Consultancy
- Ondersteuning na livegang, ook als jouw proces verandert
Veelgestelde vragen
Alle handelingen van HubBI worden gelogd in de workflow en in het logboek. Hierdoor heb je altijd inzichtelijk welke actie HubBI heeft uitgevoerd. Daarnaast voegt HubBI bij het afkeuren altijd een duidelijke reactie toe.
Andere consultancy oplossingen