Automatiseer de doorstroom van bedrijfsmiddelen in AFAS
Met Slimme Doorstroom van Bedrijfsmiddelen zorg je ervoor dat laptops, telefoons, toegangspassen, sleutels en andere bedrijfsmiddelen automatisch meebewegen met de medewerkersreis. Van indiensttreding tot functiewijziging en uitdiensttreding: alle uitgiftes, mutaties en innames worden vastgelegd en aangestuurd vanuit AFAS.
Het probleem
Bedrijfsmiddelen worden vaak handmatig beheerd
Veel organisaties registreren bedrijfsmiddelen in Excel-bestanden, mails of losse systemen. Daardoor ontbreekt overzicht, raken middelen uit beeld en is niet altijd duidelijk welke medewerker verantwoordelijk is voor welk bedrijfsmiddel.
Bij indiensttreding, interne doorstroom of uitdiensttreding leidt dit vaak tot handmatige controles, extra afstemming tussen HR, IT en facilitair en een verhoogde kans dat bedrijfsmiddelen niet tijdig worden uitgegeven of ingeleverd. Herkenbaar?
De oplossing
Eén geautomatiseerd proces voor de volledige levenscyclus van bedrijfsmiddelen
Met Slimme Doorstroom van Bedrijfsmiddelen maak je middelenbeheer onderdeel van je bestaande HR-processen in AFAS.
Op basis van gebeurtenissen zoals indiensttreding, functiewijzigingen of uitdiensttredingen worden automatisch de juiste acties gestart. Denk aan het aanvragen van een laptop, het verstrekken van een toegangspas of het terugvragen van bedrijfsmiddelen bij vertrek. Hierdoor ontstaat één centrale registratie van alle bedrijfsmiddelen en weet je altijd wie wat in gebruik heeft.
In de praktijk
Zo werkt Slimme doorstroom van bedrijfsmiddelen
Van onboarding tot offboarding: het proces verloopt automatisch.
De voordelen
Waarom kiezen voor slimme doorstroom van bedrijfsmiddelen?
- Altijd inzicht in toegewezen bedrijfsmiddelen
- Minder handmatige administratie
- Geen losse Excel-overzichten meer
- Geautomatiseerde ondersteuning bij onboarding en offboarding
- Duidelijke verantwoordelijkheid bij de juiste afdelingen
- Volledige registratie binnen AFAS
- Betere samenwerking tussen HR, IT en facilitair
- Efficiëntere processen rondom uitgifte en inname
Deze oplossing vervangt handmatig middelenbeheer door een gecontroleerd en geautomatiseerd proces.
De rol van IJK
HubBI is het platform, IJK zorgt dat het werkt voor jouw organisatie
HubBI is het automatiseringsplatform waarop processen in en rond AFAS kunnen worden gekoppeld. Maar automatisering is pas waardevol als deze naadloos aansluit op hoe jouw organisatie werkt. Daarom richten wij HubBI en AFAS-processen samen zo in dat uitgifte, wijziging en inname van bedrijfsmiddelen automatisch aansluiten op jouw HR-processen.
We brengen samen in kaart welke bedrijfsmiddelen bij functies, afdelingen of rollen horen en richten de processen hierop in. HubBI controleert daarbij welke middelen een medewerker al heeft en vergelijkt dit met de benodigde middelen in de nieuwe situatie. Zo worden alleen de noodzakelijke acties gestart en voorkom je dubbele uitgiftes of overbodige werkzaamheden.
Geen standaardoplossing die je zelf passend moet maken, maar een inrichting die aansluit op de processen, rollen en verantwoordelijkheden binnen jouw organisatie.
Ook na livegang laten we je niet los: we monitoren, optimaliseren waar nodig en denken mee wanneer processen, functies of bedrijfsmiddelen veranderen. Zo blijft de oplossing aansluiten op de praktijk van jouw organisatie.
IJK verzorgt
- Analyse van het huidige middelenbeheerproces
- Ontwerp van de gewenste werkwijze
- Inrichting binnen AFAS
- Automatisering van uitgifte- en retourprocessen
- Koppeling met onboarding- en offboardingprocessen
- Begeleiding bij testen en livegang
- Ondersteuning van beheerders en key-users
- Doorontwikkeling van het proces na livegang
Veelgestelde vragen
Het is mogelijk om documenten te koppelen aan het uitgifte en inname proces. Wel kijken we samen kritisch of een document nodig is, of dat een akkoord via de workflow ook voor jou organisatie past.
Denk aan laptops, telefoons, tablets, toegangspassen, sleutels, leasefietsen en andere bedrijfseigendommen.
Nee. Ook bestaande medewerkers, interne doorstroom en functiewijzigingen kunnen onderdeel zijn van het proces.
Ja. Bij uitdiensttreding of andere gebeurtenissen kunnen automatisch taken worden aangemaakt om bedrijfsmiddelen terug te vragen.
Afhankelijk van de inrichting kunnen HR, IT, facilitair managers en leidinggevenden inzicht krijgen in relevante gegevens.
Andere consultancy oplossingen