Hoe omgaan met de loonbelasting
De jaaropgaves zijn verstuurd en de aangifte inkomstenbelasting komt er weer aan. Een jaarlijks terugkerende vraag aan de salarisadministratie is: ‘Mijn belastingadviseur zegt dat er te weinig loonbelasting is ingehouden. Hoe kan dat?’
Laten we beginnen met de hoofdregel: De loonbelasting die maandelijks wordt ingehouden is een voorheffing op de inkomstenbelasting. Als er te weinig loonbelasting is ingehouden op het salaris, dan moet dit na de aangifte inkomstenbelasting alsnog betaald worden.
Het berekenen van de loonbelasting
Loonbelasting over loon tegen normaal tarief (structureel loon zoals bruto salaris) wordt volgens een tijdvaktabel bepaald. Loonbelasting over loon tegen bijzonder tarief (incidenteel loon zoals vakantietoeslag) heeft een aparte tabel. De salarisadministratie moet het te verwachtte jaarloon bepalen om vervolgens volgens onderstaande tabel het tarief toe te passen.
Klik om te vergroten - witte tabel bijzondere beloning voor inwoner van Nederland (uitgave januari 2019)
Voor de tabellen bijzondere beloningen heb je dus een jaarloon nodig. Hiervoor heeft de belastingdienst hele duidelijke regels vastgesteld. Het jaarloon wordt gebaseerd op het loon uit kolom 14 van de loonstaat. Er zijn 3 situaties mogelijk:
- Je hebt de medewerker het hele voorafgaande kalenderjaar loon betaald. Je gaat dan uit van het loon dat de medewerker in dat jaar van jou heeft gekregen.
- Je hebt de medewerker maar een gedeelte van het voorafgaande kalenderjaar loon betaald. Je herleidt het bedrag van het voorafgaande kalenderjaar tot een jaarbedrag.
- De medewerker is in het huidige jaar in dienst gekomen. Je hebt de medewerker daarom in het voorafgaande kalenderjaar geen loon betaald. Ook dan herleid je het naar een jaarbedrag waarbij je rekening houdt met alle loonbetalingen, incidentele betalingen en loonsverhogingen.
Er zijn ook situaties mogelijk waarbij het loon bij elkaar opgeteld moet worden voor het berekenen van het jaarloon. Bijvoorbeeld bij meerdere inkomstenverhoudingen, dan is het totale loon van alle inkomstenverhoudingen het uitgangspunt voor de berekening van het jaarloon voor de tabel bijzondere beloningen.
Ophogen jaarloon bijzonder tarief
Wanneer de salarisadministratie constateert dat het huidige loon voor de loonheffing hoger is dan het vastgestelde jaarloon bijzonder tarief én voorziet dat de werknemer daarmee ook in ander tariefgroep gaat vallen, dan mag de salarisadministratie niet zomaar het jaarloon bijzonder tarief ophogen. De salarisadministratie kan hier wel een adviserende rol in spelen naar de medewerker toe.
Loonheffing inhouden
Heb jij of jouw medewerker het vermoeden dat er met het vastgestelde jaarloon te veel of te weinig loonheffing wordt ingehouden, ten opzichte van wat de medewerker via zijn aangifte inkomstenbelasting moet betalen, dan mag je alléén méér loonheffing inhouden dan de tabel aangeeft ná toestemming van de medewerker. Wanneer je minder loonheffing in wilt houden dan de tabel aangeeft, heb je een machtiging nodig die de belastingdienst aan jouw medewerker heeft afgegeven op verzoek van jouw medewerker.