Waarom een goede functioneel beheerder onmisbaar is voor een succesvol AFAS-systeem

In de dynamische wereld van HR en IT is een goede functioneel beheerder onmisbaar. Een functioneel beheerder zorgt ervoor namelijk niet alleen voor het AFAS blijft draaien, maar ook continu verbetert en zich aanpast aan de veranderende behoeften van de organisatie. Dit brengt uitdagingen met zich mee. Dit artikel belicht waarom een functioneel beheerder cruciaal is en hoe zij bijdragen aan het succes van het systeem én de organisatie. 

De rol van de functioneel beheerder  

Een functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van het AFAS-systeem. Dit omvat het oplossen van problemen, het doorvoeren van updates en het zorgen voor een optimale werking van het systeem. Een goede functioneel beheerder begrijpt de behoeften van de organisatie en weet deze te vertalen naar effectieve oplossingen binnen AFAS. 

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden

Wanneer je net live bent met een nieuwe module van AFAS – of het hele systeem AFAS – is het oplossen van gebruikersvragen en aanpakken van kinderziektes één van de belangrijkste bezigheden. Wanneer deze fase achter de rug is, speelt de functioneel beheerder een sleutelrol in het optimaliseren van bestaande processen.  

Het implementeren van nieuwe, kleinschalige processen is een andere belangrijke taak. Dit kan variëren van het aanvragen van een werkgeversverklaring tot het beheren van bedrijfseigendommen. Om deze processen goed in kaart te brengen, is het essentieel om de juiste vragen te stellen, zoals: zijn er processen die nu nog volgens een formulier gaan? Zijn er processen die jullie in het vorige systeem hadden, maar nu niet meer? Zijn er processen of controles die jullie nu veel tijd kosten? 

Daarnaast is het integreren van nieuwe modules, zoals werving en selectie, verzuimbegeleiding, inkoop of koppelingen met andere systemen, een complex maar noodzakelijk onderdeel van het werk. Dit vraagt om een grondige voorbereiding en samenwerking met verschillende afdelingen binnen de organisatie.

Samenwerken met proceseigenaren

Een cruciaal aspect van het werk van een functioneel beheerder is de samenwerking met proceseigenaren. Proceseigenaren hebben diepgaande kennis van de specifieke processen binnen hun domein en kunnen waardevolle inzichten bieden die helpen bij het optimaliseren en implementeren van nieuwe functionaliteiten. Het is belangrijk dat de functioneel beheerder een goede relatie opbouwt met deze proceseigenaren en regelmatig met hen schakelt om ervoor te zorgen dat de veranderingen aansluiten bij de strategische doelen van de organisatie.

Balanceren van wensen en doelen

Een van de meest delicate uitdagingen is het balanceren van de wensen van de gebruikers met de doelen van de organisatie. Een functioneel beheerder hoeft niet alle wensen vanuit de organisatie op te pakken. Dit kan leiden tot een wildgroei aan functionaliteiten zonder voldoende overzicht. Het is belangrijk om standvastig te zijn in de doelen die de organisatie behartigt en ervoor te zorgen dat de veranderingen bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Dit vraagt om goede communicatie en het vermogen om prioriteiten te stellen. 

Praktische tips voor functioneel beheerders

Een functioneel beheerder moet altijd op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen en functionaliteiten van AFAS. Samenwerken met gebruikers en luisteren naar hun feedback is cruciaal om het systeem continu te verbeteren. Regelmatige training en bijscholing zijn essentieel om kennis en vaardigheden up-to-date te houden. Daarnaast is het belangrijk om gedetailleerde documentatie bij te houden van alle processen en wijzigingen om een helder overzicht te behouden.

Een goede functioneel beheerder is onmisbaar voor het succes van een AFAS-systeem. Door proactief te zijn, samen te werken met gebruikers en proceseigenaren, en continu te leren en verbeteren, kunnen functioneel beheerders ervoor zorgen dat het systeem levend en effectief blijft.