Samenwerkende kinderopvang
Samenwerkende Kinderopvang is een overkoepelende organisatie van 16 kleine en middelgrote kinderopvangorganisaties, elk met hun eigen identiteit en eigen regionale verzorgingsgebied. Samenwerkende Kinderopvang telt 3.312 medewerkers die vanuit 309 vestigingen in Nederland werkzaam zijn in de dagopvang, buitenschoolse opvang (BSO), peuteropvang, voorschoolse opvang, tussenschoolse opvang en vakantieopvang.
Onze oplossingen
In gesprek met
Lera de Visser, HR manager operations
Samenwerkende Kinderopvang bestaat uit meerdere kinderopvangorganisaties die elk hun eigen systemen en processen hadden. Vanuit de wens om meer gecentraliseerd te werken op het gebied van HR werd contact gezocht met IJK.
De uitdaging
“We werkten al met AFAS, maar dat deden we in meerdere omgevingen,” vertelt Lera de Visser, HR Manager Operations. “Door overnames hadden we verschillende werkwijzen en inrichtingen, wat zorgde voor inefficiënte processen en een gebrek aan uniformiteit. Daarnaast hebben we te maken met uiteenlopende arbeidsvoorwaarden, zoals verschillende reiskostenregelingen.”
De resultaten
De implementatie van een gecentraliseerde AFAS-omgeving bracht Samenwerkende Kinderopvang veel voordelen.
Efficiëntie: De managers hebben nu zelf meer regie over processen zoals contractverlengingen en verlofaanvragen.
Data-inzicht: “Met alle medewerkers in één systeem kunnen we nu eenvoudig analyses maken en beter sturen op HR-data,” aldus Lera.
Tijdsbesparing: Door het gebruik van automatiseringstool HubBI werd veel handmatig werk overbodig en werd het proces minder foutgevoelig. “Wij zetten HubBI bijvoorbeeld in voor de VOG-aanvragen en het automatisch stopzetten en weer activeren van reiskosten bij ziekte. Ook voor het koppelen van medewerkers met het Personenregister Kinderopvang is een robot gebouwd.”
Compliance: De nieuwe omgeving en de diverse automatiseringen zorgen ervoor dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving.
“Door de implementatie van deze gecentraliseerde AFAS-omgeving zijn we een professionelere organisatie geworden,” geeft Lera aan. “Inmiddels hebben we de basis uitgebreid met heel veel optimalisaties. De medewerker heeft nu meer regie en kan zelf veel doen, zoals het aanvragen van ouderschapsverlof. Bovendien heeft de manager direct inzicht in wat er is aangevraagd.”
“Het samen brainstormen en de combinatie van technische kennis en onze praktische wensen maken de samenwerking waardevol.”
Toekomst
Samenwerkende Kinderopvang kijkt vooruit naar verdere optimalisaties. “We blijven ontwikkelen,” zegt De Visser. “Onze volgende stap is het verbeteren van onboardingprocessen en verdere automatisering van verlofregelingen.” De samenwerking met IJK speelt hierbij een belangrijke rol. “Het samen brainstormen en de combinatie van technische kennis en onze praktische wensen maken de samenwerking waardevol.”
Voor organisaties die vergelijkbare uitdagingen aangaan, heeft Lera nog wel een tip: “Maak vooraf een goed plan en blijf evalueren tijdens het proces. Test alles zorgvuldig om fouten te voorkomen en werk samen met een partner die kritisch met je meedenkt.”
Wil je meer weten over hoe IJK jouw organisatie kan ondersteunen? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee!
