HR analytics: Antwoord op hedendaagse HR uitdagingen 

Wat is HR analytics?  

Bij HR analytics denk je al snel aan rapportages of interactieve dashboarding. Maar dat zijn manieren om managementinformatie weer te geven. Over het algemeen geven rapportages of dashboards de HR-kengetallen en stuurinformatie weer die de basis vormen voor het beleid. Met behulp van ken- en stuurgetallen volg je ontwikkelingen, signaleer je trends en stuur je vervolgens het beleid bij. 

Bij HR-analytics werkt het andersom, daar zoek je gericht naar data om specifieke strategische vragen te beantwoorden. Je begint dus met een vraag en gaat vervolgens gericht op zoek naar data om deze vraag te kunnen beantwoorden. Je analyseert de verzamelde data volgens een gestructureerde aanpak en de gevonden antwoorden gebruik je vervolgens als input voor het beleid. 

HR analytics: waar start je? 

Het succes van HR analytics begint met het stellen van de juiste vragen. Welk probleem wil je oplossen? Welke verbanden zoek je? Businessvragen ontstaan meestal vanuit ken- en stuurgetallen die nieuwe vragen oproepen. Het is daarom belangrijk dat de ken- en stuurgetallen in de organisatie op orde zijn, dat je eenvoudig de juiste HR-data uit de systemen haalt. En nog beter, dat je in staat bent om HR-data te koppelen aan bijvoorbeeld financiële- of cliëntdata. 

Voorbeeld van een businessvraag  

We illustreren de businessvraag met een voorbeeld. De ken- en stuurgetallen laten bij vertrekkende medewerkers een daling zien in het aantal dienstjaren. Medewerkers blijven dus gemiddeld korter bij de organisatie. Dat zie je als HR-adviseur graag anders. De businessvraag kan zijn: Hoe laten we het aantal dienstjaren bij vertrekkende medewerkers weer stijgen? De vraag is resultaatgericht en geeft ook de noodzaak aan. Dat helpt bij het creëren van draagvlag voor het (laten) uitvoeren van de analyse. Door vervolgens deelvragen te beantwoorden, vind je het antwoord op de businessvraag. Welke factoren zijn van invloed op het aantal dienstjaren? Is er een samenhang tussen deze factoren en kenmerken als functie, motivatie of salaris? 

Wanneer je al vermoedens hebt van de uitkomst, dan kun je in plaats van een vraag ook een hypothese opstellen. De hypothese kan in dit geval zijn: De startmotivatie van de medewerker speelt een belangrijke rol in de lengte van het dienstverband; de ene groep ziet het werk als een roeping, de andere groep ziet het als een leuke tijdelijke uitdaging. Die laatste groep verlaat de organisatie makkelijker, klopt dit? 

Bepaal welke HR-kengetallen van belang zijn en verzamel data  

Verzamel nu de data die nodig is voor de beantwoording van de businessvraag of de hypothese. In de bestaande HR-systemen ligt vaak al een schat aan informatie vast. Denk daarbij aan instroom, doorstroom, exitgesprekken, functieverblijftijd, leeftijd, opleidingen, verzuim, arbeidsvoorwaarden en overwerkkosten. Maar ook medewerker onderzoeken, interviews of externe data kunnen relevant zijn. Om erachter te komen welke HR-kengetallen van belang zijn en welke data je precies nodig hebt, is het handig om deelvragen te stellen. In het voorgaande voorbeeld: Welke factoren zijn van invloed op het aantal dienstjaren? Is er een samenhang tussen deze factoren en kenmerken als functie, motivatie of salaris? Zo zoek je gericht naar data en vind je sneller het antwoord op de businessvraag. 

Analyseren van de data 

Ook als je niet zo’n bèta bent, kun je data analyseren. Gebruik daarbij vooral je gezonde verstand en vraag eventueel hulp van een collega die goed is in Excel. Alleen al het ordenen en visualiseren van data levert interessante inzichten op. Verder kun je mogelijk verbanden leggen en verschillen en overeenkomsten blootleggen. Schroom vervolgens niet om jouw bevindingen te toetsen bij collega’s. Of als je meer zekerheid zoekt dan kun je de bevindingen bijvoorbeeld toetsen in een mini-enquête. 

Onderneem actie aan de hand van de HR analytics 

Op basis van opgedane inzichten bepaal je welke HR-interventies je gaat inzetten. Even terug naar de hypothese uit het voorbeeld. Stel dat deze juist is. Dan speelt de startmotivatie van medewerkers inderdaad een belangrijke rol in de lengte van het dienstverband. Een aanpassing in het wervingsbeleid kan het verschil maken. Door bij de werving op een andere manier aandacht te hebben voor de motivatie neem je beter gemotiveerde medewerkers in dienst die langer binnen de organisatie blijven. Vergeet vervolgens niet om na te gaan of de gewenste effecten inderdaad optreden. Dat kan je doen door de nieuwe inzichten te vergelijken met je beginpunt. Als het nodig is dan pas je de maatregelen aan. 

Met een data gedreven proces de juiste HR rapportages  

In de praktijk zie je dat vrijwel elk HR vraagstuk cijfermatig te onderbouwen is. Als je gestructureerd te werk gaat dan kun je tot mooie inzichten komen. Begin met de businessvraag, verzamel data, analyseer, onderneem actie en meet de gevolgen van je acties. Zo ontwikkel je een doorlopend data gedreven proces, en verbeter je de HR-rapportages, die op deze manier de juiste informatie bevatten. Bij het gebruik van HR analytics is ethisch en verantwoordelijk gegevensbeheer van groot belang. Let daarom goed op gegevensbeveiliging. Het anonimiseren van persoonlijke informatie en de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is daarbij essentieel. 

IJK helpt je met relevante kengetallen en stuurinformatie 

Om tot de juiste businessvragen te komen, zijn relevante HR-kengetallen en stuurgetallen dus van groot belang. Bij IJK hebben we jarenlange ervaring in de wereld van HR, AFAS en de publieke sector. Wij zien wat er in de sector speelt, welke vraagstukken steeds terugkomen en op welke manier techniek kan ondersteunen bij het vinden van de optimale oplossing die werkt voor jouw organisatie. Met onze software en services zorgen we voor waardevolle management- en stuurinformatie, zodat je elk moment kan bijsturen, aanscherpen of aanpassen. Overal oproepbaar, waar je ook bent. Op maat gemaakt voor de publieke sector. Zo besparen we jou tijd. Tijd die jij kunt inzetten om jouw doelen te behalen. 
 
Wil je meer weten over HR analytics en management- en stuurinformatie? Neem dan contact met ons op.