"Goede consultancy is meer dan het systeem laten werken"

Mark Bijma is sinds maart bij IJK als AFAS-consultant. Met ruim acht jaar ervaring weet hij als geen ander wat er speelt bij organisaties die met AFAS werken. Van rommelige inrichtingen en onbenutte updates tot beheerorganisaties die wankelen onder de waan van de dag, maar ook organisaties die weten wat ze willen en samenwerken in een mooie co-creatie. In dit interview vertelt hij hoe hij klanten helpt om grip te houden op hun systeem en op de mensen die ermee werken. 

Thuis voelen bij een werkgever

Mark werkte hiervoor bij een andere AFAS-partner en stapte in maart over naar IJK. Niet omdat hij op zoek was naar een nieuwe uitdaging in het werk zelf, AFAS kende hij al door en door, maar omdat hij op zoek was naar de juiste plek.

"Ik wilde me thuis voelen bij een werkgever die oprecht blij is met mij. Die ruimte geeft om zelf dingen uit te zoeken, om vernieuwingen te onderzoeken. En die tijd maakt als ik iets voor een klant wil uitzoeken. Dat trok me heel erg aan bij IJK. Nu bijna twee maanden verder, en ik kan zeggen: het voelt als de juiste keuze."

Zijn werkweek is zelden hetzelfde. Soms begint de dag met een uurtje intake bij een nieuwe klant, en blijkt er halverwege veel meer achter het oorspronkelijke vraagstuk te zitten. Een ander moment staat er een dag inrichten gepland, bij de klant op locatie of gewoon thuis achter het scherm. Straks, als het implementatieseizoen aanbreekt, wordt het ritme wat gestructureerder: analysesessies, inrichten, bouwen. Maar variatie blijft de rode draad. 

Een frisse blik op de omgeving

Een groot deel van Marks werk speelt zich af bij organisaties die al een paar jaar met AFAS werken en die klaar zijn voor de volgende stap. Juist daar liggen vaak mooie kansen.

"Ik kan het gerust iets stelliger zeggen: ik kom soms gewoon bij een rommeltje binnen. Organisaties die vijf jaar geleden zijn geïmplementeerd, daarna losgelaten door de implementatiepartij, en die sindsdien het beste proberen te maken van wat ze hebben. Dan zie je dat er door de waan van de dag allerlei extra stappen in processen zijn geslopen. Of dat autorisaties niet goed zijn ingericht, met als gevolg dat gegevens zichtbaar zijn voor mensen die dat eigenlijk niet mogen zien."

AFAS brengt jaarlijks een grote update uit. De nieuwe functionaliteiten worden feestelijk gepresenteerd op de AFAS Open, waar klanten voor worden uitgenodigd. Maar wie die updates niet actief volgt, mist de kansen die erin zitten. Mark ziet het regelmatig: omgevingen die nog steeds draaien op een oude inrichting, terwijl AFAS ondertussen veel slimmere oplossingen biedt.

"Daarom is het goed om af en toe iemand naar je omgeving te laten kijken. Als alles up-to-date is: mooi, bestel een taart. Maar als je dat structureel doet, één keer per jaar of eens in de twee, drie jaar, zorg je er wel voor dat je compliant blijft en risico's beperkt."

Een concreet voorbeeld is het autorisatievraagstuk. Vroeger moest een functioneel beheerder handmatig mensen op de juiste rollen zetten, foutgevoelig, tijdrovend, en bij grotere organisaties een echt risico op datalekken. AFAS heeft dit de afgelopen jaren fundamenteel verbeterd: autorisaties zijn nu te koppelen aan functies, zodat bij een functiewijziging de bijbehorende rechten automatisch meegaan. Maar veel organisaties weten dat nog niet, of hebben de overstap nog niet gemaakt. 

Grip houden: de beheersorganisatie

Als er één ding is waar Mark steeds op terugkomt, dan is het de beheersorganisatie. Hoe richt je die goed in, zodat een AFAS-omgeving gezond blijft na de implementatie?

In de ideale situatie begin je daar al mee tijdens de implementatie: sleutelpersonen worden opgeleid, leren het systeem kennen en nemen een vaste rol aan. Dat kan de rol van functioneel beheerder zijn, iemand die echt aan de knoppen zit. Of de rol van key user: de eerstelijns vraagbaak voor collega's, die dagelijks met de mensen werkt en hun vragen kent.

Maar er is nog een derde rol die Mark vaak onderbelicht ziet: de triagegroep. De groep die bepaalt welke wensen en verzoeken daadwerkelijk worden opgepakt.

"Wij als IJK kunnen niet voor de klant bepalen wat prioriteit heeft. We kunnen advies geven, maar uiteindelijk moet de organisatie zelf die keuzes maken. En die rol belandt vaak bij het MT of de directie, die de inhoudelijke kennis vaak niet heeft. Die nemen dan een besluit op basis van input van iemand met een eigen belang. Het is een rol waarop veel meer focus zou mogen zijn."

De key user-rol kan overigens nooit worden uitbesteed, die moet in de organisatie zelf zitten. De functioneel beheerrol kan in principe worden uitbesteed, mits er goede afspraken worden gemaakt over wat er wel en niet zelfstandig wordt opgepakt. Maar de triagerol, wie bepaalt wat prioriteit krijgt, is altijd van de organisatie zelf.

Het beheerportaal: structuur voor de waan van de dag

 Een concreet hulpmiddel om grip te houden is het beheerportaal, een door IJK ingericht platform waarmee de beheerorganisatie haar werk kan stroomlijnen. Geen papieren lijstjes of losse Excel-bestanden meer, maar een gestructureerde plek waar medewerkers vragen en wensen kunnen indienen, en beheerders die kunnen oppakken, beantwoorden of op een wachtlijst plaatsen.

"Een beheerportaal is voor elke organisatie interessant. De knop 'vraag aan beheer' is voor iedere medewerker beschikbaar. Vragen gaan automatisch naar de juiste persoon: key user, functioneel beheerder of de triagegroep. Je kunt achteraf terugkijken welke vragen gesteld zijn, welke categorieën oververtegenwoordigd zijn, en of er aanleiding is voor een gerichte training of presentatie."

Het portaal is niet standaard en verschilt per organisatie, maar de kern is altijd hetzelfde: overzicht, rust en grip op wat er leeft.

Automatisering: niet als doel, maar als middel

Een thema dat steeds vaker speelt: automatisering. AFAS biedt steeds meer mogelijkheden, maar die blijven nog te vaak onbenut. Mark noemt het onboardingproces als sprekend voorbeeld.

"Als je een proces toch aanpakt, ga dan niet één op één na bouwen wat er nu is. Kijk ook waar je kunt optimaliseren. Kun je de arbeidsovereenkomst automatisch laten genereren? Kun je die meteen digitaal laten ondertekenen? Dat zijn stappen die een personeelsadministratie enorm ontlasten. Geen handmatig opstellen, geen mailen, geen apart archiveren."

Waar AFAS grenzen heeft, biedt HubBI uitkomst: een door IJK ontwikkelde koppelingsoplossing waarmee gegevens uit AFAS kunnen worden uitgelezen, bewerkt en teruggezet. Handig voor specifieke situaties, zoals het automatisch vullen van de single sign-on, zodat medewerkers niet meer handmatig hoeven in te loggen op InSite.

Tevreden naar huis

Wat maakt goede consultancy?

"Uiteindelijk zorg je er met goede consultancy voor dat een organisatie gehoord wordt. Dat ze hun ei kwijt kunnen. En een goede consultant die komt bij zoveel verschillende organisaties, die vertaalt dat goed naar een oplossing. Maar die oplossing hoeft niet altijd in het systeem te zitten. Soms is de beste investering: naast een functioneel beheerder gaan zitten en coachen hoe die omgaat met vragen en hoe prioriteiten worden gesteld. Mensen meenemen in de verandering."

En wanneer gaat hij tevreden naar huis?

"Als we binnen de scope zijn gebleven, want klanten willen soms meteen het droomkasteel, terwijl we eerst gewoon een goed huis moeten bouwen. Maar bóvenal: als degene met wie ik werk er plezier in krijgt. Als ze me de week erop bellen met: 'Mark, ik heb zelf iets gebouwd en het werkt.' Daar worden ze trots van. En ik ook."

Twijfel je of jouw functioneel beheer op orde is?

Mark's advies: vraag altijd om hulp. Het hoeft niet te betekenen dat je langdurig aan IJK vastzit. Soms is één gesprek van een uur al genoeg om een risico of een twijfel weg te nemen. En dat ene uur? Dat heeft dan toch een enorme waarde.