Een goed indiensttredingsproces is het halve werk
Goed personeel werven en vervolgens behouden is voor veel organisaties een grote uitdaging. Is de nieuwe medewerker uiteindelijk gevonden, dan moet deze meteen aan de slag kunnen. Om dat te realiseren moeten vaak meerdere personen of afdelingen handmatige taken verrichten waardoor het nog wel eens voorkomt dat niet alle zaken op tijd of goed geregeld zijn. Met een strak ingericht indiensttredingsproces zorg je voor een goede start voor je nieuwe medewerkers.
Het indiensttredingsproces is op te knippen in pre-boarding en onboarding.
Preboarding
De fase van solliciteren tot de eerste werkdag noemen we pre-boarding. Laat in deze fase al meteen zien dat de zaken goed geregeld zijn en maak het de toekomstige medewerker zo makkelijk mogelijk.
Door middel van sollicitant self service geef je de toekomstige medewerker zelf de regie in handen. Zodra de sollicitant is aangenomen, gaat er automatisch een signaal naar het bronsysteem. Een koppeling zorgt er vervolgens voor dat de NAW-gegevens van het recruitmentsysteem naar het bronsysteem gaan. Een automatisch aangemaakt personeelsdossier met diverse taken voor de medeweker is het eerste resultaat. Na de digitale ondertekening van de arbeidsovereenkomst, staan er nieuwe taken klaar, zoals cursussen, presentaties en afspraak suggesties met belangrijke collega’s die de nieuwe medewerker wegwijs maken binnen de organisatie. Het onboardingstraject is begonnen!
Onboarding
Tijdens de onboarding neem je de nieuwe medewerker ongeveer een half jaar mee door de organisatie. Dit doe je op operationeel, sociaal en strategisch vlak.
- Operationeel: zorg ervoor dat de nieuwe medewerker met de juiste materialen en kennis van start gaat.
- Sociaal: zorg ervoor dat de nieuwe medewerker zich thuis voelt door waardevolle relaties op te bouwen met collega’s en leidinggevende.
- Strategisch: neem de nieuwe medewerker mee in de missie, visie en doelstellingen en cultuur van jouw organisatie. Op deze manier leert hij de organisatie snel kennen.
Waarom zijn pre- en onboarding tijdens het indiensttredingsproces zo belangrijk? Uit onderzoek blijkt dat nieuwe medewerkers in de eerste 100 dagen een keuze maken of ze wel of niet voor de organisatie willen blijven werken. Door het indiensttredingsproces scherp in te richten is het minder foutgevoelig, efficiënter en draagt het bij aan een goed werkgeversimago. Een voordeel voor zowel de medeweker als voor HR. De nieuwe medewerkers ervaren meer werkplezier, omdat ze niet aan hun lot zijn overgelaten. Ze worden ambassadeurs van jouw organisatie waardoor de werving van nieuw personeel gemakkelijker gaat. En voor HR creëert het ruimte om de focus te verleggen van operationele mutatieformulieren naar tactische onboardingstrajecten.