Borg je aanbesteding als project in AFAS
Leg aanbestedingen vast als projecten in AFAS en houd grip op elke fase. Werk centraal samen, bewaak deadlines en zet na gunning direct het contract klaar. Eén plek voor overzicht, structuur en actie.
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun contractbeheer onder te brengen in AFAS. Een slimme keuze: je legt contractdocumentatie direct vast op het contract, houdt grip op looptijden en opzegtermijnen, en creëert automatisch financiële verplichtingen in Profit Financieel. Maar hoe zorg je ervoor dat ook het traject vóór het contract, de aanbesteding, goed wordt geborgd?
Aanbesteding: méér dan alleen een contract
Een aanbesteding, zeker een Europese, is vaak een complex proces met meerdere fasen, harde deadlines en betrokkenen uit verschillende afdelingen. Toch wordt de informatie uit dit traject vaak pas achteraf vastgelegd, onder het contract. Dat betekent: geen overzicht tijdens de procedure, geen signalering en geen centrale plek voor samenwerking.
Dat kan beter.
Zet de projectenmodule in: grip op het hele traject
Door een aanbesteding als project vast te leggen in AFAS, creëer je structuur en overzicht vanaf dag één. De geïntegreerde projectenmodule biedt alles wat je nodig hebt om het proces te stroomlijnen:
- Toegang voor betrokkenen via AFAS InSite
- Centraal projectdossier voor alle documenten
- Automatische signalen bij naderende deadlines
- Workflows op basis van de fase waarin het project zich bevindt
- Na gunning direct een contract aanmaken in AFAS Financieel
- Totaaloverzicht van alle lopende en afgeronde aanbestedingen
Leg alle relevante gegevens vast met vrije velden
AFAS biedt de flexibiliteit om je projectinrichting uit te breiden met vrije velden. Zo leg je eenvoudig alle belangrijke informatie vast:
- Publicatiedatum, sluitingsdatum, gunningdatum
- TenderNed-links
- CPV-codes
- Specifieke eisen of beoordelingscriteria
Maak een aanbestedingsportaal in InSite
Wil je écht overzicht? Richt een aparte portaalpagina in voor aanbestedingsprojecten. Zo zie je in één oogopslag:
- Welke aanbestedingen lopen
- In welke fase ze zich bevinden
- Welke deadlines eraan komen
- Welke trajecten zijn afgerond
Kortom: door aanbestedingen als projecten te registreren in AFAS, borg je het hele proces, van publicatie tot contract, op één centrale plek. Dat zorgt voor grip, samenwerking en inzicht. Wil je hiermee aan de slag?
