Gemeente Maastricht

De vraag

Op 1 januari 2023 ging de gemeente Maastricht live met het nieuwe salarissysteem van AFAS. Consultants van leverancier AFAS verzorgde de implementatie van het salarissysteem, IJK de conversie. Dit was voortgekomen uit de aanbesteding.  

Tegelijkertijd bracht een reorganisatie een belangrijke vraag met zich mee: “Hoe kunnen we het versturen van correspondentie en signaleringen  naar medewerkers automatiseren, zodat we niet langer handmatig brieven hoeven te verzenden?” Daarnaast was er behoefte aan specifieke producten diensten op het AFAS platform, bijvoorbeeld een gebruiksvriendelijke HR rapportagetool. Patrick vertelt: “Voorafgaand aan de aanbesteding aan IJK heb ik veel marktonderzoek gedaan. Hoe kunnen wij een partner vinden die veel kennis heeft binnen de sector gemeenten, die niet alleen helpt bij implementaties en conversies, maar ook meedenkt over automatiseringsoplossingen, dezelfde taal in de sector spreekt en die specifieke diensten kan aanbieden op het gebied van salaris- en personeelsadministratie?”

De oplossing

“De opdracht werd gegund aan IJK,” vertelt Patrick. “IJK is specialist in de markt en de mensen van IJK kunnen verbanden goed overzien en begrijpen de uitdagingen in de sector. Hun expertise strekt zich uit over meerdere disciplines. Naast de salarisverwerking hebben ze ons geholpen met de automatisering van informatieverstrekking tijdens de reorganisatie en HR21 implementatie. Dankzij hun diepgaande kennis van zowel Microsoft als AFAS is een volledig geautomatiseerd proces ingericht voor alle correspondentie. De Analyse Manager is een overzichtelijke tool van IJK voor de standaard rapportages. Ketenrapportages vanuit verschillende applicaties worden door interne collega’s via Cognos gebouwd. Daarnaast maken we gebruik van de volgende producten en diensten van IJK:

• RAP, dat onze arbeidsvoorwaarden makkelijker vindbaar maakt.
• E-learningmodule, waarmee alle e-learning worden ontsloten.
• VOG-koppeling, gerobotiseerde aanvragen Verklaring Omtrent Gedrag met Justis.
• Declaratiemodule overwerk, waardoor medewerkers meerdere declaraties kunnen indienen, zonder hulpmiddelen als Excel. Deze module wordt geïmplementeerd na afronding omzetting van alle workflows naar AFAS 3.

Waar AFAS stopt heeft IJK passende producten die koppelen met het AFAS-platform en waar een meerwaarde geboden wordt voor de gebruikers en de bijbehorende diensten bijdragen aan onze verdere professionalisering van de HRM dienstverlening”.

“De mensen van IJK kunnen verbanden goed overzien en begrijpen de uitdagingen in de sector”

Toegevoegde waarde

Patrick vervolgt: “Wat prettig is, is dat we dezelfde taal spreken. We kijken integraal naar processen door de hele keten en werken niet in hokjes. IJK is een partner met veel ervaring en kennis van de wet- en regelgeving binnen onze sector. De 0-meting die we samen met hen hebben uitgevoerd, gaf ons waardevolle inzichten in onze huidige inrichting en mogelijke verbeteringen. De medewerkers van IJK beschikken over uitgebreide kennis van AFAS, en met HubBI hebben we nu ook de mogelijkheid om andere systemen met AFAS te koppelen.”

Het resultaat

“Dankzij IJK hebben we niet alleen de benodigde expertise in huis gehaald, maar kunnen we ook meer processen automatiseren en digitaliseren. Voor ons is kennisoverdracht belangrijk, zodat onze functioneel beheerders zaken zelfstandig kunnen oppakken. Wanneer we capaciteit te kort komen, kunnen we bovendien flexibel een beroep doen op de collega’s van IJK. De samenwerking is echt een partnerschap; we leren van en met elkaar.”

Tips voor andere organisaties

Patrick sluit af met een advies aan andere gemeenten: “Doe grondig onderzoek. Kijk met een helikopterview naar je organisatie en wat er nodig is, niet alleen nu maar ook voor de toekomst. Denk vooruit en beperk je niet tot de huidige behoeften.”