Overslaan en naar de inhoud gaan
overzicht
29 september 2020
Leestijd: 3 minuten

Begin tijdig en betrek leverancier bij de voorbereiding op een aanbesteding of offerteaanvraag

Tijdens mijn school- en studententijd maakten wij veel opdrachten in werkgroepen. Hierbij merkte ik dat er verschillende type mensen zijn. Namelijk de mensen die op tijd beginnen en gestaag doorwerken richting het eindresultaat én de mensen die (te) laat beginnen en hard moeten werken om de deadline te halen. Met beide vormen is in de basis niets mis, het uiteindelijke resultaat is toch hetgeen wat telt. Maar wat maakt het verschil?

/sites/default/files/styles/600px_wide/public/media/artikelen/2020-09/Aanbesteding%20en%20offertetraject.jpg?itok=KNRb7TaR

Alleen ga je sneller, samen kom je verder

Als je later begint moet je simpelweg sneller werken. Als je sneller moet werken, is er minder tijd voor overleg en reflectie. En juist overleg en reflectie zorgt meestal voor een beter eindresultaat.

En net zoals je verschillende typen mensen hebt, heb je ook verschillende type organisaties. In deze periode van het jaar komen deze verschillende type organisaties mooi samen in mijn werkzaamheden als commercieel projectmanager. Ik krijg namelijk in september vragen van organisaties die zich al voorbereiden op een overstap van HR-systeem per 1 januari 2022. Ook komen er vragen van organisaties die nog per 1 januari 2021 willen overstappen. 

Een tijdige voorbereiding draagt bij aan het resultaat

De organisaties die nu al in voorbereiding zijn voor 1 januari 2022 zijn er goed op tijd bij. Dat is fijn voor zowel de organisatie zelf als voor de leverancier. Het biedt de mogelijkheid voor de organisatie om zich goed en tijdig te laten informeren op de mogelijkheden in de markt, bijvoorbeeld door het organiseren van een marktconsultatie. Dit zorgt voor een betere uitvraag die vervolgens weer leidt tot een betere offerte. En doordat er tijdig wordt begonnen aan het traject is er ook de tijd om een gedegen implementatietraject van het nieuwe systeem te doorlopen. Op tijd beginnen betekent in dit geval ook dat er samen met de leverancier kan worden gekeken naar een andere werkwijze en een zo optimaal mogelijk proces. Samen komen wij verder.

Bij een korte doorlooptijd zien we een lagere tevredenheid

Als een organisatie in korte tijd wenst over te stappen, is deze tijd er allemaal niet. In dit geval zijn wij als leverancier genoodzaakt om snelheid te maken en alleen keuzes te maken volgens het credo “alleen ga je sneller”. Er is dan geen ruimte om uitvoerig te kijken naar het best passende proces, toegespitst op de organisatie. De uitkomst is helaas dan ook vaak dat een organisatie in korte tijd hard heeft moeten werken maar dat de tevredenheid lager is dan bij organisaties die zichzelf meer tijd hebben gegund. 

Tips voor een succesvolle aanbesteding

Een aantal tips om met leveranciers verder te komen: 

  • Neem als uitgangspunt altijd 1 januari voor de livegang van een nieuw systeem
  • Maak een reële, ruime planning: 3 maanden voor de aanbestedingsprocedure, minimaal 3 tot 4 maanden voor de implementatieperiode.
  • Organiseer een marktconsultatie voorafgaand aan de aanbesteding
  • Vraag in de offerte ook naar de visie van de dienstverlener om gedurende de dienstverlening steeds verder te komen.

Wij vinden kwaliteit en een goed duurzaam partnerschap met onze klanten ontzettend belangrijk. Niet voor niets nemen wij na 1 oktober geen nieuwe implementaties meer aan. Wat zeker voor ons geldt: alleen kunnen wij sneller, maar samen komen we echt verder!
 

Klaar voor de volgende stap?

Bij IJK doen we wat we beloven. Graag gaan we met jouw organisatie in gesprek over het realiseren van doelen en ambities in (HR)bedrijfsvoering. Dit doen we samen met jou en onze toegewijde specialisten. Zij zorgen voor de juiste oplossing op het juiste moment. Dat kan door de inzet van dienstverlening op maat of implementatie van onze innovatieve software. Zo brengen we jouw organisatie verder.