Overslaan en naar de inhoud gaan
overzicht
1 april 2018
Leestijd: 3 minuten
Thema: e-hrm

Digitalisering van de gesprekkencyclus

De gesprekkencyclus is één van de meest arbeidsintensieve processen binnen de HR-dienstverlening. E-HRM kan dit proces een stuk efficiënter doen verlopen. In dit hoofdstuk worden de digitale optimalisatiemogelijkheden voor de gesprekkencyclus beschreven.

/sites/default/files/styles/600px_wide/public/media/artikelen/2019-04/IJK_095.jpg?itok=7WPr9ONf

Informatievoorziening door e-HRM

Zonder e-HRM applicatie speelt de HR-afdeling een erg grote rol in de informatievoorziening. De HR-afdeling levert informatie over de procedures, persoonsgegevens en vorige gesprekkencycli van de betreffende medewerker. De e-HRM applicatie is gebaseerd op de procedures, bevat een handleiding en neemt de gebruiker aan de hand. De persoonsgegevens en vorige gesprekkencycli zijn direct beschikbaar voor medewerker en leidinggevende.

Afhandeling gesprekken door e-HRM

Na elk gesprek vindt er verslaggeving plaats waarop de betrokkenen hun akkoord moeten geven.
Dergelijke formulieren gaan vaak meerdere malen over de HR-afdeling die deze naar alle betrokkenen verspreidt voor ondertekening, waarna deze formulieren weer worden ingenomen. Door e-HRM wordt de verslaggeving digitaal vastgelegd en geven de betrokkenen hun akkoord binnen de applicatie. De signalering en correspondentie omtrent dit proces liggen bij het systeem.

Administratie door e-HRM

De administratie wordt zonder e-HRM applicatie gedaan door de HR-afdeling. De controle op de
juistheid en volledigheid van de gegevens en de verwerking van gespreksdata en beoordelingen vindt na optimalisatie plaats binnen de e-HRM applicatie. De e-HRM applicatie bevat validatiemogelijkheden en verstuurt de informatie automatisch digitaal naar het administratiesysteem. Dit vermindert het aantal administratieve handelingen.

Verbetering dienstverlening van de HR-afdeling

Dankzij de e-HRM applicatie bespaart de HR-afdeling tijd en geld dat kan worden besteed aan het contact met de medewerkers en de kwaliteit van de dienstverlening. Wanneer de HR-afdeling geen rol meer speelt in het proces van de gesprekkencyclus ligt de invoer daarnaast weer bij de bron: de medewerker en leidinggevende. De kwaliteit van de invoer wordt bewaakt door het systeem en de gebruiker zelf. De dossieropbouw vindt gelijktijdig geautomatiseerd plaats. Wanneer er een conflict ontstaat zijn de wettelijke risico’s verminderd door de correcte en tijdige registratie van gegevens. Tot slot zijn de gegevens te allen tijde inzichtelijk voor de betrokkenen.

Strategische heroriëntatie van de HR-afdeling

Digitale vastlegging van gegevens maakt het mogelijk analyses te maken over het gebruik van de gesprekkencyclus in de organisatie. Het geeft bijvoorbeeld inzicht in de intensiteit waarmee gebruik wordt gemaakt van dit middel. Door rapportagemogelijkheden kan inzicht worden verkregen in de wijze waarop leidinggevenden aan hun verantwoordelijkheden voldoen. Ook kan een analyse worden gemaakt van het aantal afspraken dat wordt gemaakt en de gemiddelde beoordeling. Wanneer de HR-afdeling geen rol meer speelt in het proces van de gesprekkencyclus is er daarnaast meer tijd voor andere HR-activiteiten. De praktijk leert dat de HR-afdeling te weinig toekomt aan activiteiten op strategisch niveau. E-HRM kan daar verandering in brengen.

De voordelen van een digitale gesprekkencyclus

  • Minder werk, waardoor er meer tijd overblijft voor strategische HR-activiteiten
  • Minder administratie en fouten door de directe invoer van gegevens door de bron
  • Er is minder sturing nodig door de intelligentie van het informatiesysteem
  • Meer zekerheid: digitale vastlegging is blijvende vastlegging
  • Dossieropbouw vindt tijdig en correct plaats
  • Minder wettelijke risico’s door digitale dossieropbouw
  • Gegevens zijn altijd en overal inzichtelijk
  • Meer mogelijkheden door analyses en rapportages

Meer over dit onderwerp leest u in de whitepaper ‘Digitale gesprekkencyclus eenvoudiger door e-HRM’. U vraagt deze kosteloos aan via onderstaand formulier. Benieuwd hoe u de gesprekkencyclus beter, slimmer en eenvoudiger maakt? Lees dan over performance management met de PerformanceManager.

Klaar voor de volgende stap?

Bij IJK doen we wat we beloven. Graag gaan we met jouw organisatie in gesprek over het realiseren van doelen en ambities in (HR)bedrijfsvoering. Dit doen we samen met jou en onze toegewijde specialisten. Zij zorgen voor de juiste oplossing op het juiste moment. Dat kan door de inzet van dienstverlening op maat of implementatie van onze innovatieve software. Zo brengen we jouw organisatie verder.