Digitaal fundament onder HR-ervaring
Vaak wordt bij een indiensttreding pijnlijk duidelijk waar de HR-pijnpunten zitten. Goed werkgeverschap begint bij de basis en als werkgever krijg je maar één kans om een goede indruk te maken. Technisch de basis op orde brengen is geen hogere wiskunde, dat is een kwestie van de boel goed regelen. Toch vormt ‘de basis op orde’ voor 1 op de 5 organisaties in zorg en welzijn het belangrijkste thema.
Zijn onderstaande valkuilen voor jou herkenbaar? In dit artikel behandelen we een aantal oplossingsrichtingen.
- Veel losse systemen zonder inlog of met onjuiste systeemrechten.
- Ontbrekende informatievoorziening en werkprocessen.
- Ontbrekende voorzieningen (druppel, laptop, etc.).
Stap 1: werk zo veel mogelijk vanuit één systeem (applicatierationalisatie)
Applicatierationalisatie betekent in het kort: werk zo veel mogelijk vanuit één systeem, in plaats van diverse losse systemen. Dit levert minder fouten, minder kosten en minder workload op. Hou je HR-applicaties tegen het licht en kijk welke functionaliteit ook in je HR-systeem onder te brengen is.
Stap 2: bevorder het gebruikersgemak
Natuurlijk kunnen niet alle losse systemen uitgefaseerd worden. Soms is nu eenmaal een specifieke tool nodig. Als je gebruik maakt van meerdere systemen, dan zijn er nog steeds een aantal belangrijke onderdelen waarbij het gebruikersgemak bevorderd kan worden:
- Centrale rechtenstructuur: hoe irritant is het om als medewerker niet de juiste systeemrechten te hebben. Dit probleem los je eenvoudig op door het koppelen van het HR-systeem (en andere systemen) aan de Active Directory van jouw organisatie. Dit heeft als bijkomend voordeel dat de kans op datalekken sterk afneemt.
- Integratie en koppelen: zorg dat er binnen jouw organisatie één plek is die dient als startpunt. Zorg dat medewerkers van daaruit kunnen overschakelen naar een ander systeem, zonder hiervoor nogmaals te moeten inloggen (Single Sign On). En als je gebruik maakt van losse systemen, minimaliseer dan de dubbele invoer van gegevens door middel van koppelingen.
- Kans op fouten automatiseren: Zijn er bij jouw organisatie zaken die vaker mis gaan? Onderzoek dan of het proces geautomatiseerd kan worden. Een goed voorbeeld zijn de voorzieningen bij een in- of uitdiensttreding. Automatiseer het in- en uitdiensttredingsproces, waardoor ICT automatisch een signaal ontvangt van de nieuwe of vertrekkende collega.
Stap 3: zorg voor duidelijkheid over HR en organisatie
Bij de basis hoort ook zeker duidelijkheid over HR-gerelateerde zaken. Bijvoorbeeld over de normen en waarden binnen jouw organisatie. Maar ook over bedrijfsspecifieke regelingen, leren en ontwikkelen, hoe om te gaan met verzuim, cao, de rol van HR en van je leidinggevende etc. Belangrijk dat (nieuwe) medewerkers weten hoe zaken geregeld zijn.
Meer tijd voor de zorg
39% van de HRM’ers in de zorg is continu bezig met het verbeteren van processen en systemen. Dit zorgt ervoor dat zorgpersoneel minder tijd kwijt is met randzaken en zoek- en regelwerk. Zo blijft er meer tijd over voor zaken die er echt toe doen: zorg voor patiënt of cliënt.