Overslaan en naar de inhoud gaan
over IJK

Klantverhalen

Nieuwsgierig naar hoe bedrijven onze software gebruiken? Of hoe zij hun administratie uit handen hebben gegeven? Onze software en services worden binnen veel verschillende branches in de praktijk toegepast. Lees de ervaringen van verschillende organisaties in onderstaande verhalen.

OVO Zaanstad

Sandra werkt sinds drie jaar als P&O adviseur bij OVO Zaanstad. Naast Sandra’s rol als adviseur voor twee scholen houdt ze zich ook bezig met de ontwikkeling van AFAS en de automatisering van processen. In het voorjaar van 2020 ging ze samen met IJK aan de slag met de salarisadministratie. Maar er volgt nog meer.

“We hebben lange tijd geworsteld met de salarisadministratie. We hebben het zelf gedaan, uitbesteed maar ook mensen ingehuurd van een organisatie die voor ons de salarisadministratie deden. In dat laatste scenario ontbrak het aan ervaring met AFAS, waarmee we sinds 2016 werken. De continuïteit voor de salarisadministratie kwam onder druk te staan. En als er ergens continuïteit belangrijk is dan is het wel op salarisadministratie. Dus dat moest anders. 

Daarnaast liepen we altijd een klein beetje achter de feiten aan omdat we het uiteindelijk toch weer zelf met een team probeerden te doen. Was er bijvoorbeeld een wetswijziging, dan werden we daar eigenlijk een beetje door overvallen.” 

Keuze voor kwaliteit

“Via een aanbestedingstraject, begeleid door een externe partij, is de keuze gemaakt voor IJK. Meerdere partijen dongen mee. IJK was niet per definitie de goedkoopste maar gaf het meeste vertrouwen op het gebied van kwaliteit. Tot op de dag van vandaag sta ik nog honderd procent achter de keuze voor IJK. Ik merk echt het voordeel aan hoe IJK functioneert en de kennis die er is.” 

Kennis en ervaring

“IJK doet de salarisadministratie voor meerdere besturen. Het was heel spannend om voor 800 medewerkers de salarisadministratie uit te besteden, maar we haalden opgelucht adem na de eerste run die al direct soepel verliep.

We merken dat we nu veel eerder op de hoogte zijn van wijzigingen rondom salariswetten en regels. IJK signaleert een wijziging, komt met een voorstel hoe deze te organiseren en gaat er na overleg mee aan de slag. Die continuïteit aan kennis is heel prettig."  

Functioneel beheer

"Ook op het gebied van functioneel beheer loopt het lekker. Regelingen in het onderwijs kennen vaak nogal wat haken en ogen. Door de kennis van IJK in het onderwijs, lukt het om workflows snel in te richten. Waar we voorheen met een extern bureau twee dagen nodig hadden om een workflow in te richten doen we dat nu in een halve dag.

Een goed voorbeeld is de werkgeversverklaring. In het verleden pasten we deze handmatig aan, printten we deze uit en verstuurden het per post. De nieuwe online situatie maakt het voor de medewerker eenvoudiger om het aan te vragen en het scheelt ons enorm veel tijd om deze uit te draaien, een aanpassing te doen of een nieuwe te maken. Deze module regelden we samen met IJK in een halve dag in. 

Een ander voorbeeld is het insturen van mutaties die niet in de standaard workflow passen. Ook deze zijn digitaal in te sturen via Mijn OVO.

Er zijn nog een aantal flows die al ingericht waren voor de samenwerking met IJK die we nog onder de loep willen nemen. Deze zijn net wat onhandig ingericht en kunnen anders of beter. Samen met een consultant van IJK bekijken we de indiensttreding workflows en de bijbehorende onderdelen zoals opleidingen en bevoegdheden. Daar gaat het een en ander mis. Op een later moment gaan we aan de slag met het werving en selectie proces.”

Samenwerking met IJK

“Professioneel, snel, kundig. Ook merk ik dat ze niet bang zijn om kritisch te zijn en denken ze aan de andere kant heel erg mee. Ook op casus niveau denken ze mee over de beste oplossing voor zowel de medewerkers als voor onze organisatie. Dat is heel erg fijn. 

Het maakt niet zo veel uit wie je aan de telefoon hebt. Iedereen weet wel wat er speelt bij ons. We krijgen snel een antwoord. En ook de samenwerking met de verschillende consultants loopt als een tierelier. IJK kijkt daarbij tussentijds ook naar hun eigen proces en daar waar nodig passen ze de werkwijze aan. Kortom een samenwerking waar we op kunnen bouwen.” 

 

Over OVO Zaanstad

OVO Zaanstad verzorgt openbaar voortgezet onderwijs op zeven scholen in de Zaanstreek. Onze opdracht is goed en waardevol onderwijs aan te bieden. Iedereen is welkom op een openbare school en verschillen worden, of die nu gaan over cultuur, talenten, overtuigingen, of interesses, positief gewaardeerd. Onze scholen besteden proactief aandacht aan die verschillen, zodat onze leerlingen leren hoe iedereen anders is en zij zelf kunnen zijn of worden wie zij willen zijn.
Gelijkwaardigheid, vrijheid en ontmoeting zijn waarden waar we in het openbaar onderwijs voor staan.

OVO Zaanstad in het kort:

  • 7 locaties verspreid over de Zaanstreek: in Zaandam, Zaandijk, Krommenie en Assendelft;
  • 6.000 leerlingen;
  • 800 medewerkers;
  • praktijkonderwijs, VMBO, HAVO, VWO en Gymnasium.
     

"Dankzij de ervaring van IJK met het onderwijs is onze salarisadministratie goed geborgd."

Sandra Haasdijk

Adviseur P & O

Klaar voor de volgende stap?

Bij IJK doen we wat we beloven. Graag gaan we met jouw organisatie in gesprek over het realiseren van doelen en ambities in (HR)bedrijfsvoering. Dit doen we samen met jou en onze toegewijde specialisten. Zij zorgen voor de juiste oplossing op het juiste moment. Dat kan door de inzet van dienstverlening op maat of implementatie van onze innovatieve software. Zo brengen we jouw organisatie verder.