Inkopen bij de bron: meer grip op je inkoopproces met AFAS
Start je inkoopproces bij de bron: de medewerker. Met het inkoopportaal via AFAS InSite krijg je grip op bestellingen, voorkom je handmatig werk en match je facturen automatisch.
Veel organisaties hebben hun HRM-processen al goed ingericht met AFAS. Medewerkers boeken zelf verlof, wijzigen hun adres of dienen een declaratie in via Employee Self Service. Maar hoe zit het met het inkoopproces? Daar zien we nog vaak handmatige stappen, zoals het overtypen van informatie uit een e-mail of het indienen van een factuur achteraf. Dat kan slimmer.
Waarom starten bij de bron?
Een bestelling wordt vaak pas gecontroleerd als de factuur binnenkomt. Maar dan is het product al geleverd en de kosten zijn gemaakt. Door het inkoopproces te starten bij de bron, de medewerker die iets wil bestellen, krijg je vooraf grip op wat er besteld wordt, door wie en waarom.
Inkoopportaal via AFAS InSite
Met een inkoopportaal op AFAS InSite start je het proces direct bij de medewerker. De aanvraag doorloopt een workflow, inclusief het procuratieschema, en leidt tot een inkooporder die automatisch naar de leverancier wordt gestuurd.
Voordelen:
Geen handmatige invoer meer
Duidelijke autorisatie en goedkeuring vooraf
Automatische koppeling met leveranciers
Slim bestellen: drie opties
AFAS biedt verschillende manieren om een bestelling te plaatsen:
OCI-koppeling (Open Catalog Interface)
De meest gebruiksvriendelijke optie. Medewerkers bestellen direct via de webshop van de leverancier, en de artikelen, prijzen en hoeveelheden worden automatisch overgenomen in AFAS.
✔ Geen onderhoud van assortiment in AFAS
✔ Winkelmandje wordt automatisch teruggestuurd naar InSite
Productcatalogus in AFAS
Geen OCI-koppeling? Dan kun je zelf een assortiment beheren in AFAS. Medewerkers kiezen uit vooraf gedefinieerde productgroepen.
✔ Grip op wat er besteld wordt
✔ Workflow voor beoordeling en goedkeuring
Vrije inkoopaanvraag
Voor uitzonderingen buiten het standaard assortiment.
✔ Flexibiliteit voor unieke aanvragen
✔ Autorisatie bepaalt wie wat mag aanvragen
Ontvangen bestelling en factuurcontrole
Na het versturen van de inkooporder genereer je verplichtingen. Zo weet je wat er nog betaald moet worden. Binnengekomen facturen worden automatisch gematcht met de inkooporder.
✔ Facturen die overeenkomen worden direct betaalbaar gesteld
✔ Geen dubbele workflow nodig
✔ Procuratieschema is al doorlopen bij de aanvraag
Meer grip, minder handwerk
Door het inkoopproces te starten bij de bron, voorkom je verrassingen achteraf. Je verhoogt de controle, verlaagt de administratieve last en maakt het proces transparant voor iedereen.
Wil je dit ook slim inrichten binnen jouw organisatie? Neem contact op met Martijn Huisman of een collega van IJK - Consultancy. We denken graag met je mee!
