Overslaan en naar de inhoud gaan
overzicht
22 augustus 2019
Leestijd: 3 minuten

Tips voor een goede aankoopstrategie

Mijn vrouw heeft een nieuwe hobby: fotografie. Een tijdje terug werd dan ook het plan opgevat om een spiegelreflexcamera aan te schaffen. Dit zijn geen goedkope apparaten maar bieden wel tal van mogelijkheden. Zoals bij elke aanschaf in huize Huisman werd er op het internet onderzoek gedaan naar verschillende types, merken en prijscategorieën.

/sites/default/files/styles/600px_wide/public/media/artikelen/2019-08/IJK_9168.jpg?itok=P8lDhL_f

Ook vroegen wij in onze omgeving ervaringen op bij mensen die jaren geleden een dergelijke camera aanschaften. Hieruit kwam helaas geen eenduidig advies want iedereen heeft zijn eigen voorkeur qua merk en daarmee interface. Ook is het advies vaak gebaseerd op de stand der techniek op het moment van aanschaf van de camera en dat kan best een tijdje geleden zijn. Uiteindelijk gingen mijn vrouw en ik naar een fotospeciaalzaak  en zijn wij daar uitgebreid geadviseerd door een specialist. Wij liepen naar buiten zonder spiegelreflexcamera maar met een moderne systeemcamera omdat deze beter bij de eisen en wensen van mijn vrouw past. En ook nog van een ander merk dan eerst gedacht.  

Kies een aankoopstrategie

Bij duurdere, niet routinematige aankopen passen wij onze aankoopstrategie aan en laten wij ons goed adviseren door een expert. Bij goedkopere en dus minder risicovolle aankopen houden wij het bij informatie vergaren via internet en gaan daarna tot aankoop over. Ik denk dat wij hier niet uniek in zijn en dat dit voor meer mensen én organisaties geldt. Een goede aankoopstrategie wordt bepaald door het type product of dienst wat je aanschaft. Is het een routinematige aanbesteding? Dan volstaat het gebruik van eigen inzichten en het raadplegen van openbare bronnen. Is het een niet-routinematige aanschaf dan is het aan te raden om de markt te consulteren.  In de handreiking marktconsultatie geeft expertisecentrum aanbesteden Pianoo hier richtlijnen voor.  

Vraag het de markt 

Bij IJK hebben we veelal te maken met aanbestedingen voor de aanschaf van een personeelsinformatiesysteem, wel of niet in combinatie met de uitbesteding van de salarisadministratie. Dit is voor organisaties een niet-routinematige en complexe aanbesteding. Een gesprek met de markt is hierbij aan te raden. Met behulp van een marktconsultatie ben je volledig op de hoogte van de huidige marktontwikkelingen en ontvang je handige tips en trucs bij het opstellen van de aanbestedingsdocumenten. Hiermee krijg je als organisatie een goed beeld van de markt en zorg je voor een duidelijke uitvraag. En een duidelijke uitvraag zorgt vanzelfsprekend voor een duidelijke offerte vanuit de leverancier. Daarnaast zorgt een markconsultatie voor een efficiënt offerteproces en vermindert het aantal vragen die inschrijvers stellen. Kortom, een marktconsultatie zorgt voor een beter proces en helpt je bij het maken van de juiste keuze. 

Tips en trucs 

IJk is je graag verder van dienst met het geven van tips en trucs op het gebied van aanbestedingen e-HRM en financiële en personeels- en salarisadministratie. Hierbij alvast wat algemene tips die misschien voor de hand liggen, maar toch vaak vergeten worden: 

  • Maak een reële, ruime planning voor zowel de aanbestedingsprocedure en de implementatieperiode. 
  • Vraag enkel mogelijkheden van het systeem uit die ook daadwerkelijk gebruikt worden of onderdelen van de dienstverlening die u echt belangrijk vindt. 
  • Plan een tweede vragenronde en Nota van Inlichtingen vooraf in. 
  • Om een inschatting van de opdracht te bepalen, is het belangrijk een aantal kengetallen weer te geven in de offerte-aanvraag zoals aantallen medewerkers, HR-adviseurs, functioneel beheerders etc.  
  • Geef aan waar functioneel beheer van het systeem wordt belegd. 
  • Vermeld duidelijk welke activiteiten de nieuwe dienstverlener moet verzorgen en welke activiteiten u in eigen beheer blijft uitvoeren. 

Bent u van plan om een aanbesteding voor een e-HRM-systeem of de uitbesteding van de personeels- en salarisadministratie in de markt zetten? Neem voor het krijgen van het juiste plaatje contact met ons op.

Klaar voor de volgende stap?

Bij IJK doen we wat we beloven. Graag gaan we met u in gesprek over het efficiënter en overzichtelijker maken van uw processen. Dit doen we met procesoptimalisatie, HR-analytics, personeelsplanning, salaris en arbeidsvoorwaarden of de gesprekkencyclus. Zo brengen we uw organisatie verder.