Overslaan en naar de inhoud gaan
over IJK

Klantverhalen

Nieuwsgierig naar hoe bedrijven onze software gebruiken? Of hoe zij hun administratie uit handen hebben gegeven? Onze software en services worden binnen veel verschillende branches in de praktijk toegepast. Lees de ervaringen van verschillende organisaties in onderstaande verhalen.

SKOzoK

Lizette Roijmans, stafhoofd HRM, ging onlangs haar derde jaar bij SKOzoK in. In haar rol als stafhoofd en daarmee ook staflid en senior beleidsmedewerker is haar grootste HR uitdaging om, samen met collega’s, de basis op orde te krijgen. Het betrof hier met name het op orde krijgen en moderniseren van het personeel- en salarissysteem en de workflows die daarbij horen. SKOzoK ging hiermee, na het doorlopen van een spannende aanbestedingsperiode, samen met IJK aan de slag. 

Van handmatige uitvoer naar automatisering

“We hebben in korte tijd hele mooie stappen gezet in het op orde brengen van het personeel- en het salarissysteem en de workflows die erbij horen. En dan gaat het niet alleen over de maandelijkse betaling van de salarissen, want dat lukt wel. Maar de inzet van vervanging, het verrekenen van vervangingsuren, het registreren van de wachtgelders die er zijn en het behandelen van declaraties. 

Samen met IJK hebben we goed nagedacht over onze workflows en deze aangepast waar nodig. Worklows zijn daardoor flink verbeterd. Op basis daarvan is in 2020 AFAS (systeem voor HR en financieel) opnieuw ingericht. Door de inrichting van Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS) liggen de verantwoordelijkheden daar waar ze moeten liggen. In het oude systeem voerden onze afdeling veel mutaties en berekeningen handmatig uit. Nu is het niet meer onze afdeling die een wijziging invoert, maar is het de medewerker of de leidinggevende zelf.”

Tijdsbesparing

“Het niet meer hoeven uitvoeren van maandelijkse controles levert ons al 12 werkdagen op (school)jaarbasis op. Tijd die we kunnen besteden aan andere zaken waarvoor we hier ‘op aarde zijn', namelijk onze aandacht leggen op adviseren en meedenken hoe we onze organisatie kunnen verbeteren.” 

Financiële expertise

"Iedere afdeling heeft bij ons een personele begroting waarmee ze binnen de kaders ‘kunnen doen en laten’ wat ze willen. Maar het is onze taak om te faciliteren en af en toe te controleren of ze daarbinnen blijven. Er zijn altijd genoeg redenen om een FTE toe te voegen. Maar, de inzet van deze medewerker moet wel binnen de personele begroting vallen. 

Hoe we het beste financieel kunnen begroten en budgetteren voor het personeelbestand van een school, bespreken we met IJK. Hun financieel team kijkt met ons mee. Een expertise waar we graag gebruik van maken."

Ondersteuning bij vervanging

“Het lerarentekort is er zeker maar per regio erg verschillend. Wij mogen nog niet klagen. Tot nu toe zijn onze klassen allemaal nog goed bezet. Alle klassen hebben de juf en meester die ze nodig hebben. Dit komt mede door de trouwe base aan leerkrachten die al hele lange tijd voor ons werken. Voor het regelen van vervangingen hebben we ondersteuning vanuit IJK met de VervangingsManager.”

Samenwerking met IJK 

"We hebben als een raket samengewerkt. In 5 maanden tijd hebben we met elkaar het traject vorm gegeven. Tijdens diverse workshops hebben we samen met de consultants van IJK gekeken naar de huidige processen van SKOzoK en de processen vanuit de best-practices van IJK. Ik vind het mooi dat je je denkprocessen met een ander kunt delen en niet het wiel telkens opnieuw uit hoeft te vinden. De workflows van IJK kloppen door hun jarenlange ervaring. Als je met IJK werkt dan weet je dat je het straks voor bijv. een accountantscontrole goed doet. En dat je het voor je mensen goed doet. En als wij bijvoorbeeld een mutatie inbrengen die niet kan omdat wij simpelweg salaristechnisch niet geschoold zijn, hebben we achtervang bij IJK.

IJK heeft zoveel diensten en faciliteiten waardoor je altijd wel vindt wat je zoekt. De ene keer past dat binnen je contract, en de andere keer zijn daar extra kosten aan verbonden. Op het moment dat er nu iets nodig is, dan is het er ook. Jullie ontzorgen echt. “

Verbinding

“Voor beide partijen doet het ertoe om in verbinding te blijven om de kwaliteit van alle onderliggende werkzaamheden te borgen en de ontwikkelingen te volgen. Want het gaat allemaal zo snel. De knowhow van IJK is voor ons heel waardevol en komt het beste tot zijn recht als de verbinding met de werkvloer er is. Zo blijven we dicht bij elkaar."
 

Over SKOzoK

SKOzoK staat voor Samen Koersen op Zichtbare Onderwijskwaliteit. Wij zijn een enthousiaste, ambitieuze onderwijsstichting met 29 basisscholen in de gemeenten Bergeijk, Cranendonck, Heeze-Leende, Valkenswaard en Waalre. Onze scholen zijn verdeeld in 15 clusters. Daarnaast heeft SKOzoK één basisschool voor speciaal basisonderwijs en één AZC-school. Zo’n 530 medewerkers verzorgen samen primair onderwijs voor circa 5.250 leerlingen.

"Het vormgeven van onze personeels- en salarisadministratie was een waardevol leerproces."

Lizette Roijmans

Stafhoofd HRM

Klaar voor de volgende stap?

Bij IJK doen we wat we beloven. Graag gaan we met jouw organisatie in gesprek over het realiseren van doelen en ambities in (HR)bedrijfsvoering. Dit doen we samen met jou en onze toegewijde specialisten. Zij zorgen voor de juiste oplossing op het juiste moment. Dat kan door de inzet van dienstverlening op maat of implementatie van onze innovatieve software. Zo brengen we jouw organisatie verder.