Van papier naar papierloos boekhouden

Wat zijn de voordelen van papierloos werken?

Er zijn nog steeds veel bedrijven die zichzelf deze vraag stellen. Veel organisaties zien er als een berg tegenop om de boekhouding volledig te digitaliseren. Want is het de investering in tijd en geld wel waard? Dat is het zeker met het oog op de volgende voordelen:

• Je draagt bij aan het milieu
  Minder papier betekent minder bomen die gekapt worden en dat draagt bij aan een beter milieu. Daarmee zet je ook kracht bij in het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen wat tegenwoordig een belangrijk criterium is voor het imago van bedrijven.
• Repeterend werk behoort tot de verleden tijd
  Het overtypen van gegevens uit de factuur is een saaie en tijdrovende bezigheid. Wanneer je het inkoopproces digitaliseert, hoef je deze werkzaamheden niet langer uit te voeren en voorkom je fouten. Papierloos werken zorgt ervoor dat je meer tijd over houdt voor andere essentiële taken waardoor je een meerwaarde creëert voor jouw organisatie.
• Facturen raken niet meer kwijt
  Je creëert meer overzicht in je financiële administratie wanneer je het inkoopfactuurverwerkingsproces digitaliseert. Met enkele muisklikken bekijk je op ieder gewenst moment een factuur.
• Het fiatteringsproces verloopt sneller en efficiënter
  Doordat je de inkoopfacturen digitaal verwerkt, is het eenvoudiger om facturen langs meerdere goedkeurders te laten gaan. Met ondersteunende software is dit zelfs te automatiseren.
• Je verhoogt de veiligheid van (gevoelige) informatie
  Misschien vind je het spannend om gevoelige informatie in de cloud op te slaan. Maar het verhoogt juist de veiligheid van informatie. De cloudomgeving waarin je werkt, is goed afgeschermd voor de buitenwereld. Al je data wordt opgeslagen in een beveiligd datacenter.

3 tips om papierloos te kunnen werken

Heb je besloten om jouw inkoopfactuurverwerkingsproces te automatiseren en daarmee papierloos werken ook binnen jouw kantoor toe te passen? Dan is het van belang om de juiste aanpak te hanteren. Wanneer je bij aanvang van de transitie goed doordachte beslissingen neemt, maak je een goede start met het voeren van een digitale administratie. We helpen je graag op weg met drie praktische tips.

Tip 1: Zet slimme OCR-software in

Allereerst even een definitie om uit te leggen wat OCR betekent: De afkorting OCR staat voor Optical Character Recognition. Kortgezegd is OCR een techniek waarmee de computer letters, cijfers en leestekens van een plaatje ‘afleest’. OCR-software wordt gebruikt om papieren documenten en boekwerken te transformeren tot digitale versies, zodat je ze kunt bewerken en archiveren. Formulieren, brieven, contracten, artikelen, rapporten en handleidingen zet je zo in een handomdraai om naar bewerkbare teksten – in een Wordbestand, bijvoorbeeld.

Als je overstapt op digitale factuurverwerking, wil je eigenlijk geen omkijken hebben naar het omzetten van bestanden. Dat is mogelijk, als je voor slimme OCR-software kiest. Het overgaan naar digitale factuurverwerking betekent voor jou en je collega’s een verandering. De dingen zoals je ze altijd deed, moet je achter je laten. Enige weerstand is bij een traject zoals dit niet vreemd. Kies daarom voor een gebruiksvriendelijk digitaal systeem om de overgang te vereenvoudigen. Als iedereen er snel mee leert werken, worden de voordelen snel duidelijk.

Tip 2: Vraag je toeleveranciers om facturen digitaal aan te leveren

Papierloos werken realiseer je niet alléén. Het digitaal versturen van facturen wordt steeds meer de norm, maar er zijn nog altijd toeleveranciers die hun facturen op papier aanleveren. Wil je inkoopfactuurverwerking geheel digitaliseren, dan komt daar soms een stukje ‘opvoeding’ bij kijken. Communiceer naar je toeleveranciers dat je voortaan alleen nog per mail aangeleverde facturen accepteert.

Tip 3: Denk na over de inrichting van je digitale archief

Hoewel steeds meer organisaties overstappen op het digitaal boeken van inkoopfacturen, is het archiveringsproces vaak nog papiergebonden. Vaak komt dit door openstaande vragen over het opzetten van een digitaal archief. Vragen als: Mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Wil je papierloos werken écht goed aanpakken, verdiep je dan in wat er allemaal komt kijken bij een digitaal archief. Facturen digitaal bewaren mag, als je aan alle wettelijke eisen voldoet zoals omschreven door de Belastingdienst. Het is absoluut de moeite waard om uit te zoeken hoe je dit moet aanpakken. Daarvoor heeft de Belastingdienst ook een brochure beschikbaar met richtlijnen en handvatten.