Overslaan en naar de inhoud gaan
overzicht
29 maart 2021
Leestijd: 4 minuten
Auteur: Guus Leenen

Reiskosten 2021. Hoe zit het nu met thuiswerken en reiskosten?

In 2020 is veel te doen geweest rondom reiskosten aangezien veel mensen vanuit huis werken. Op dit moment is gezien de coronacrisis het overgangsrecht van toepassing. Hierdoor is het mogelijk om een vaste reiskostenvergoeding en eventuele uitruil hiervan, door te laten lopen. Dit overgangsrecht vervalt met ingang van 1 juli 2021. Wat gebeurt er dan?

/sites/default/files/styles/600px_wide/public/media/artikelen/2020-12/IJK_Consultant.jpg?itok=FXX4MpRc

Overgangsrecht vervalt

Het overgangsrecht eindigt per juli 2021. Hierdoor mogen thuiswerkdagen niet meer aangemerkt worden als reisdagen. Dat heeft als consequentie dat werkgevers in 2021 het reispatroon opnieuw in kaart moeten brengen. Alleen als aan de voorwaarden wordt voldaan, is een onbelaste vaste vergoeding mogelijk. Hierbij mogen uitsluitend de te verwachten werkelijke reisdagen meegenomen worden. Meer over het overgangsrecht lees je in het artikel 'Coronamaatregel vaste reiskostenvergoeding verlengd'.

Voorwaarden vaste reiskostenvergoeding

Aan het verstrekken van vaste reiskostenvergoeding zijn voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden zijn geregeld in wettelijke bepalingen. En daarnaast heeft de Staatsecretaris van Financiën in een besluit een praktische regeling geïntroduceerd.

Wettelijke regeling

De wettelijke regeling maakt een vaste vergoeding mogelijk voor 214 dagen als een werknemer op tenminste 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Als een werknemer op minder dan 5 dagen per week reist moet het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar rato berekend worden. Dit geldt ook voor in- en uitdiensttreding in de loop van het jaar en als de reisafstand verandert.

Praktische regeling

De praktische regeling gaat ook uit van een vergoeding voor 214 dagen. Deze vergoeding is mogelijk als een werknemer doorgaans naar een vaste arbeidsplaats reist. Doorgaans betekent dat een werknemer in tenminste 36 weken reist. Deze regeling wordt naar rato toegepast als een werknemer in deeltijd werkt. Als het aantal kilometers per gereisde dag meer dan 150 bedraagt moet nacalculatie worden toegepast. 

Bij kortstondige afwezigheid (maximaal 6 weken) mag de reiskostenvergoeding maximaal 6 weken doorbetaald worden. Als er langdurige afwezigheid wordt verwacht, dan mag de reiskostenvergoeding de lopende maand en de daaropvolgende maand doorbetaald worden. De vergoeding mag hervat worden op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer is hersteld.

Reispatroon opnieuw beoordelen in 2021

Voor 2021 moet beoordeeld worden of een werknemer in 36 weken of op minimaal 128 dagen naar de vaste arbeidsplaats reist. Deze beoordeling is sterk corona afhankelijk. Op basis van de ontwikkelingen met betrekking tot corona moet ingeschat worden of het verwachte reispatroon van de werknemer voldoet aan de voorwaarden. Is dat het geval? Dan is een vergoeding mogelijk voor 214 dagen. 

Alternatief voor vaste reiskostenvergoeding

Voldoet het reispatroon niet aan de voorwaarden? Dan zijn er twee alternatieven mogelijk.

Vergoeden op basis van werkelijke dagen

De eerste mogelijkheid is het vergoeden op basis van het werkelijk aantal gereisde dagen. De werknemer declareert per periode het werkelijk aantal gereisde kilometers. Hiervoor is een gericht vrijgestelde vergoeding mogelijk van maximaal 19 cent. 

Vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie.

Een tweede mogelijkheid is een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Aan het einde van het kalenderjaar beoordeelt de werkgever hoeveel kilometers de werknemer in dat betreffende jaar daadwerkelijk heeft gereisd. Als de vaste vergoeding lager is dan op basis van de werkelijke gereisde kilometers mogelijk was, volgt een nabetaling. Is de vaste vergoeding hoger? Dan moet het bovenmatige deel van de ontvangen vergoeding als loon worden beschouwd.  

Uitruil

Voor de uitruil van reiskosten op basis van 214 dagen gelden dezelfde voorwaarden zoals deze hiervoor zijn beschreven. Als een werknemer maandelijks of in de loop van het jaar brutoloon wil uitruilen voor een onbelaste vergoeding op basis van 214 dagen, moet er in tenminste 36 weken óf minimaal 128 dagen gereisd worden.

Keuzemoment

Voor uitruil van reiskosten is het keuzemoment van belang. In 2020 hebben we gezien dat het keuzemoment een grote rol speelde. Werknemers die vóór 13 maart een onvoorwaardelijk recht hadden op een vergoeding, mogen voor de uitruil de thuiswerkdagen aanmerken als reisdagen.

Maar ook vóór 2020 is het keuzemoment regelmatig onderwerp van gesprek geweest. Vanuit de belastingdienst is verschillend gecommuniceerd over dit keuzemoment. Zo is gecommuniceerd dat het keuzemoment aan het begin van het jaar moest liggen. Als er niet vóór de eerste betaling in een kalenderjaar werd gekozen (onvoorwaardelijk recht), was uitruil niet mogelijk op basis van 214 dagen. Er zijn echter ook berichten dat een vergoeding op basis van 214 dagen met terugwerkende kracht wél mogelijk is bij een keuze aan het eind van het kalenderjaar. En er waren zelfs berichten dat uitruil van reiskosten op basis van 214 dagen helemaal niet mogelijk is.

Inmiddels lijkt de belastingdienst een keuze later in het kalenderjaar toe te staan. Als er maar wordt voldaan aan de voorwaarden van een vaste reiskostenvergoeding. Dit blijkt onder andere uit een webinar dat de belastingdienst in 2020 gaf over de fiscale gevolgen van corona.

Een keuze aan het begin van het jaar blijft verstandig. Denk maar aan de coronamaatregelen in 2020. Maar een later keuzemoment is mogelijk. In de praktijk blijft het verstandig om dit af te stemmen met de individuele belastinginspecteur.

Cao of andere afspraken van toepassing?

Bovenstaande stuk ziet toe op de wettelijke regelingen. Het kan zijn dat er in een bepaalde sector afspraken zijn gemaakt binnen een cao. Of dat een belanghebbende, zoals een werkgeversorganisatie of individuele werkgever, aanvullende afspraken heeft met de belastingdienst. Het verdient aanbeveling om rekening te houden met deze afspraken boven op wat hiervoor is besproken.

Klaar voor de volgende stap?

Bij IJK doen we wat we beloven. Graag gaan we met jouw organisatie in gesprek over het realiseren van doelen en ambities in (HR)bedrijfsvoering. Dit doen we samen met jou en onze toegewijde specialisten. Zij zorgen voor de juiste oplossing op het juiste moment. Dat kan door de inzet van dienstverlening op maat of implementatie van onze innovatieve software. Zo brengen we jouw organisatie verder.