Overslaan en naar de inhoud gaan
overzicht
5 juni 2020
Leestijd: 2 minuten

Implementatie op afstand

Door de huidige omstandigheden vindt een implementatie op een andere manier plaats dan voorheen. Nu thuiswerken een noodzaak is geworden, vraagt dit een andere mentaliteit van alle betrokkenen. Een geslaagde software-implementatie hangt voor 20% van de software af. De overige 80% ligt in handen van de betrokkenen van het project. In een crisis als deze, waar er veel minder face-to-face contact is, worden factoren als communicatie, samenwerking, leiderschap, verwachtingen en planning nog belangrijker dan ze al waren.

/sites/default/files/styles/600px_wide/public/media/artikelen/2020-06/IJK_7758.jpg?itok=aLf9xwdM

Online contact

Genoemde factoren hangen volledig samen met het gedrag van de medewerkers en daarmee met de cultuur van de organisatie. Communicatie en samenwerking zijn hier een mooi voorbeeld van. Deze twee zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden bij het laten slagen van een implementatie. Omdat fysieke meetings slechts beperkt mogelijk zijn is het noodzakelijk alternatieven te bedenken om de communicatie op te vangen. De fysieke contactmomenten zoals werksessies, focussessies en stuurgroepen worden vervangen door verschillende online communicatiekanalen zoals Teams, Skype en/of Zoom. 

Communicatie hangt ook samen met de verwachtingen van een project. Het is van belang dat de verwachtingen vanuit de organisatie duidelijk overgebracht worden aan de aanbiedende software-partij. Andersom moet ook de aanbieder haar mogelijkheden helder over brengen. Non-verbale communicatie is van een computerscherm vele malen moeilijker af te lezen, dan wanneer er een fysieke afspraak plaatsvindt. Iets zeggen te begrijpen is een ander begrip dan iets daadwerkelijk begrijpen.

Correcte communicatie is altijd al een succesfactor geweest voor een geslaagde implementatie. Nu dit op een andere manier ingericht moet worden, is het belangrijk dat alle betrokkenen de online communicatiemiddelen optimaal benutten. Hierbij is het belangrijk alle informatie te delen die van belang is. Vooraf is het cruciaal om niet alleen de verwachtingen te communiceren, maar ook duidelijk te hebben dat elke betrokkene het begrijpt. Hiermee voorkom je problemen die op afstand moeilijker op te lossen zijn. 

Vooruit kijken

Communicatie en de verwachtingen die daarmee geschetst worden zijn de basis van een project. In de praktijk blijkt dat verwachtingen door nieuwe inzichten of veranderde situaties wel eens bijgesteld moeten worden. Dat is niet altijd erg, als het maar op de juiste manier naar elkaar gecommuniceerd wordt. 

Voor we het weten is deze situatie voorbij en schakelen we weer terug naar de ‘oude’ manier. Al worden de voordelen die de implementatie op afstand met zich meebrengt misschien wel voortgezet.

Het duurt nog lang voordat het laatste fluitsignaal klinkt en we weer wedstrijden spelen zonder restricties. Tot die tijd moeten we zelf kansen creëren en ervoor zorgen dat er een mooie uitslag neergezet wordt.

Klaar voor de volgende stap?

Bij IJK doen we wat we beloven. Graag gaan we met jouw organisatie in gesprek over het realiseren van doelen en ambities in (HR)bedrijfsvoering. Dit doen we samen met jou en onze toegewijde specialisten. Zij zorgen voor de juiste oplossing op het juiste moment. Dat kan door de inzet van dienstverlening op maat of implementatie van onze innovatieve software. Zo brengen we jouw organisatie verder.