Betaal je jouw medewerkers het juiste salaris?
Maandelijks ontvangen 2 miljoen Nederlanders hun welverdiende salaris via de programmatuur van AFAS. Een correcte en tijdige salarisbetaling wordt vanzelfsprekend geacht door zowel werkgever als werknemer. Hoewel veel activiteiten digitaal verlopen, is het nog steeds mogelijk dat er foutieve betalingen plaatsvinden op individueel of collectief niveau.
Wanneer dat gebeurt is de impact direct groot. Het gaat hier immers over het salaris van de medewerkers en dat moet kloppen. We geven 3 tips om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers het juiste salaris ontvangen.
Tip 1: Controleer de payrollinrichting minimaal één keer per jaar
In de praktijk blijkt dat bij het voeren van de salarisadministratie vaak alleen wordt gekeken naar de input (salarismutaties) van de salarisadministratie en het bruto-netto traject van de salarisstroken. De controle van de achterkant van de salarisstrook, bestaande uit de werkgeverslasten, wordt vaak over het hoofd gezien. Hierdoor is het mogelijk dat je fouten in afdrachten niet (tijdig) signaleert. Een onjuiste inrichting in AFAS Profit kan er tevens voor zorgen dat bijvoorbeeld pensioenen van medewerkers onjuist worden berekend.
Tip 2: Controleer of de looncomponenten intellen op de juiste grondslagen
Voor een zorgeloze uitvoer van de salarisadministratie is het van essentieel belang dat de basis van de salarisadministratie goed is ingericht. Het betreft hierbij een goede vertaling van wet- en regelgeving en lokaal beleid, in combinatie met alle payroll instellingen in AFAS Profit. Ook de maandelijkse afdrachten aan externe partijen zoals de Belastingdienst, het pensioenfonds en overige instanties moeten correct zijn om naheffingen te voorkomen. Doordat de salarisadministratie in AFAS Profit automatisch wordt uitgevoerd, bestaat de kans dat uw salarisadministrateurs veronderstellen dat de salaris- en afdracht berekeningen te allen tijde juist en volledig zijn. Hoewel een automatisch proces zeer efficiënt is, kunnen er door inrichtingsafwijkingen (minimale) fouten in de administratie sluipen, die door de jaren heen behoorlijk in de papieren kunnen lopen.
Tip 3: Vergelijk de berekende looncomponenten van meerdere perioden met elkaar
Dit doe je via het Payroll overzicht standenregister jaaroverzicht in AFAS Profit. Om extra zekerheid te bieden over de kwaliteit van de salarisadministratie ontwikkelde IJK een specialistische Payroll Scan. Komen er onregelmatigheden uit de scan? Dan volgt een gesprek over de omvang, impact en eventuele herstelwerkzaamheden. Zo weet je zeker dat jouw organisatie geen onnodige risico’s loopt en de zaken goed geregeld heeft voor je collega’s.